Créer et gérer un prospect dans Sellsy
Créer un fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton « Ajout » situé en haut de l’interface Sellsy, puis sélectionnez « Répertoire » > « Fournisseur ».
Vous pouvez également passer par le menu « Répertoire » situé à gauche de l’interface, puis cliquer sur « Ajouter un fournisseur ».
Lors de la création d’un fournisseur, vous pouvez rechercher directement la société dans l’annuaire des sociétés Sellsy afin de récupérer ses informations. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez ce tutoriel.
Vous pouvez également renseigner les informations manuellement.
Informations générales
Nom de la société
Référence
Site web
Coordonnées de la société
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Contact principal
Civilité
Prénom
Nom
Fonction
Email
Téléphone
Mobile
Fax
Adresse principale
Autres informations
Forme juridique
Numéro SIRET
Numéro SIREN
Code NAF (APE)
Capital social
RCS
Numéro de TVA intracommunautaire
Réseaux sociaux
X (Twitter)
Facebook
LinkedIn
Viadeo
Données comptables
Compte tiers
Code compte auxiliaire
Compte de charge
Note
Enfin, la section « Champs personnalisés » vous permet de compléter les champs personnalisés disponibles pour vos fournisseurs.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur « Enregistrer ». Vous serez automatiquement redirigé vers la fiche du fournisseur.
Les actions disponibles sur l'en-tête
Menu « 3 points »
Depuis l'en-tête une fiche fournisseur, cliquez sur le menu « 3 points » situé en haut à droite pour accéder aux actions suivantes :
Synchroniser les informations avec l’annuaire des sociétés
Archiver la fiche fournisseur
Télécharger la vCard
Modifier le logo
Supprimer la fiche fournisseur
Zone avec le nom du fournisseur
Pour modifier la photo du fournisseur, cliquez directement sur l’avatar situé à côté de son nom.
Vous pouvez également ajouter ou modifier les smart tags depuis cette zone.
Attention : si certaines actions, comme la modification ou la suppression d’un fournisseur, ne sont pas disponibles, rapprochez-vous de votre administrateur afin qu’il vérifie vos droits dans votre profil de privilèges.
Zone de partage
Pour modifier les paramètres de partage d’un fournisseur, utilisez la zone dédiée située à droite de la fiche.
Vous pourrez notamment :
Modifier le propriétaire du fournisseur
Partager le fournisseur avec un collaborateur
Partager le fournisseur avec un groupe de collaborateurs
Attention : si vous n’avez pas accès à ces actions, rapprochez-vous de votre administrateur afin qu’il vérifie vos droits.
La fiche fournisseur
Activité
L’onglet « Activité » vous permet de suivre et d’ajouter toutes les interactions liées à votre fournisseur.
Depuis la barre située en haut de la fiche, vous pouvez :
Ajouter un commentaire
Envoyer un email
Ajouter un appel
Programmer une tâche
Créer un événement
Toutes les actions créées apparaissent ensuite dans la section « Historique des activités ».
Informations générales
L’onglet « Informations générales » regroupe les principales informations relatives à votre fournisseur.
Si la mention « À synchroniser » apparaît, cela signifie que les données de cette société n’ont pas encore été synchronisées avec l’annuaire des sociétés Sellsy.
Cette synchronisation permet de maintenir les informations de votre répertoire à jour grâce aux différentes sources de données utilisées par l’annuaire, dont les données de l’Insee.
Pour synchroniser la fiche, recherchez le fournisseur à partir de son SIRET, SIREN ou nom dans la barre de recherche.
Une fois la fiche synchronisée, les données mises à jour automatiquement sont identifiées par une icône violette en forme de baguette magique.
Si vous modifiez manuellement l’une de ces données, la synchronisation automatique de ce champ est désactivée. Une icône orange avec une baguette magique barrée apparaît alors.
Pour réactiver la synchronisation, cliquez sur « Synchroniser » ou relancez une synchronisation complète depuis le menu « 3 points ».
Bon à savoir : au survol d’une information, cliquez sur l'icône avec deux carrés pour facilement copier son contenu.
Préférences
Depuis l’onglet « Préférences », cliquez sur « Éditer » pour modifier les paramètres par défaut du fournisseur :
Devise
Transporteur
TVA par défaut
Conditions de règlement
Réduction globale
Compte bancaire
Moyen de règlement
Contacts associés
L’onglet « Contacts associés » regroupe tous les contacts liés à votre fournisseur.
Cliquez sur « Ajouter / Lier un contact » pour :
Créer un nouveau contact directement rattaché au fournisseur
Associer un contact déjà présent dans votre répertoire
Depuis le menu « 3 points » situé à droite d’un contact, vous pouvez :
Accéder à sa fiche
Le modifier
Le définir comme contact principal
Le définir comme contact de facturation
Le définir comme contact de relance
Le délier du fournisseur
Bon à savoir : un seul contact principal, un seul contact de facturation et un seul contact de relance peuvent être définis pour chaque fournisseur.
Adresses
Depuis l’onglet « Adresses », vous retrouvez l’ensemble des adresses enregistrées pour le fournisseur.
Pour créer une nouvelle adresse, cliquez sur « Ajouter une adresse ».
Le bouton « Voir la carte » vous permet de localiser le fournisseur sur une carte.
Vous pouvez également définir rapidement une adresse comme adresse de facturation et/ou adresse de livraison grâce aux switchs dédiés.
Si une seule adresse est renseignée, elle est automatiquement définie par défaut comme adresse de facturation et de livraison.
Deux icônes vous permettent enfin de modifier ou supprimer une adresse.
Champs personnalisés
L’onglet « Champs personnalisés » regroupe tous les champs personnalisés disponibles pour vos fournisseurs.
Cliquez sur « Éditer » pour les modifier.
En survolant un champ, le bouton « Historique » apparaît. Il vous permet de consulter les différentes modifications effectuées sur ce champ.
Pour plus d’informations, cliquez ici.
Documents
Depuis l’onglet « Documents », retrouvez tous les documents d’achat liés au fournisseur :
Bons de commande
Bons de livraison
Factures
Avoirs
Vous pouvez également créer directement de nouveaux documents d’achat depuis cet onglet.
Depuis le menu « 3 points » d’un document, vous pouvez :
Le consulter
Voir son historique
Le modifier
Le télécharger
L’imprimer
Règlements
L’onglet « Règlements » regroupe tous les règlements associés au fournisseur.
Pour en ajouter un, cliquez sur « Ajouter un nouveau règlement ».
Depuis le menu « 3 points » d’un règlement, vous pouvez :
Le consulter
Le modifier
Le lier à des factures
Le supprimer
Comptes & Cartes bancaires
Depuis l’onglet « Comptes & Cartes bancaires », vous pouvez consulter tous les comptes et cartes bancaires enregistrés pour le fournisseur.
Vous pouvez également en ajouter de nouveaux grâce aux boutons :
« Ajouter un compte bancaire »
« Ajouter une carte bancaire »
Depuis le menu « 3 points » d’un compte bancaire, vous pouvez :
Le modifier
Le supprimer
Le définir comme compte principal
Support
Depuis l’onglet « Support », retrouvez tous les tickets liés à ce fournisseur.
Vous pouvez également créer de nouveaux tickets et gérer les tickets existants comme depuis le module Support :
Répondre
Ajouter une note interne
Modifier le statut
Réaliser les autres actions disponibles sur un ticket
Documents Redactor
Depuis l’onglet « Documents Redactor », vous pouvez :
Créer un nouveau document Redactor lié au fournisseur
Consulter les documents Redactor déjà associés
Depuis le menu « 3 points » d’un document, vous pouvez :
Le consulter
L’éditer
Le télécharger
En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un document Redactor, vous pourrez :
Le consulter
L'éditer
Le télécharger
Fichiers
L’onglet « Fichiers » vous permet de stocker et de consulter des pièces jointes liées à votre fournisseur.
Cliquez sur « Ajouter un document » pour ajouter un nouveau fichier.
Attention : si vous n’avez pas accès aux fichiers, rapprochez-vous de votre administrateur afin qu’il vérifie vos droits dans votre profil de privilèges.
Pour aller plus loin