Présentation de la fiche client

Créer, modifier, archiver ou supprimer un client, partager un client, ajouter un compte bancaire à un client...

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Écrit par Arnaud
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Créer un client

Pour créer un client, cliquez sur le bouton "Ajout" disponible en haut de l'interface Sellsy et choisissez "Contacts" puis "Client".

Vous pouvez également créer un client en cliquant sur le menu "Contacts" à gauche de l'interface Sellsy puis sur "Ajouter un client".

Lorsque que vous créez une nouvelle fiche client, vous avez la possibilité de faire une recherche dans l'annuaire des sociétés connecté à la base SIRENE de l'INSEE. Pour ce faire, veuillez consulter ce tutoriel.

Sinon, vous pouvez compléter manuellement les champs suivants :

1/ Informations générales :

  • Nom de la société

  • Référence

  • Site web

  • Catégorie tarifaire

2/ Coordonnées société :

  • Téléphone

  • Mobile

  • Fax

  • Email

3/ Contact principal :

  • Civilité

  • Prénom

  • Nom

  • Fonction

  • Email

  • Téléphone

  • Mobile

  • Fax

4/ Adresse principale

5/ Inscription aux campagnes marketing

6/ Autres informations :

  • Forme juridique

  • Numéro Siret

  • Numéro Siren

  • Code NAF (APE)

  • Capital social

  • RCS

  • Numéro TVA intra

  • Secteur d'activité

  • Nombre d'employés

7/ Social

  • Twitter

  • Facebook

  • LinkedIn

  • Viadeo

8/ Données comptables

  • Compte tiers

  • Code compte auxiliaire

9/ Note

Enfin, dans la dernière section nommée "champs personnalisés", vous pourrez compléter vos champs personnalisés utilisables sur les clients si vous en avez.

Après avoir cliqué sur le bouton "Enregistrer", vous serez automatiquement redirigé vers la fiche du client.


Le bouton "Actions"

En cliquant sur le bouton "Actions" en haut à droite d'une fiche client, vous pourrez :

  • Modifier la fiche client

  • Supprimer la fiche client

  • Compléter les informations via l'annuaire des sociétés

  • Archiver la fiche client

  • Transformer la fiche client en fiche prospect

  • Télécharger la Vcard

  • Ajouter du score

  • Modifier le logo de la fiche client

  • Télécharger l'état du compte

Attention : si vous n'avez pas la possibilité de modifier ou supprimer un client, veuillez vous rapprocher de votre administrateur afin qu'il modifie vos droits dans votre profil de privilèges.


La fiche client

Activité

Pour ajouter un commentaire, envoyer un email, ajouter un appel, programmer une tâche ou encore créer un événement sur une fiche client, rendez-vous dans l'onglet "Activité" de la fiche client.

Dans la barre du haut de cette fiche client, cliquez ensuite sur l'une des options suivantes :

  • Commenter,

  • Envoyer un email,

  • Ajouter un appel,

  • Programmer une tâche,

  • Créer un événement.

Chaque activité créée sur la fiche client est ensuite visible dans la section en dessous, nommée "Historique des activités".

Informations générales

L'onglet "Informations générales" de la fiche client recense toutes les informations principales du client.

Depuis cet onglet, le bouton "Éditer" vous permettra de modifier la fiche client.

Le bouton "Partager" vous permettra de :

  • Modifier le propriétaire du client

  • Partager le client à un collaborateur

  • Partager le client à un groupe de collaborateur.

Attention : si vous n'avez pas accès aux actions disponibles depuis le bouton "partager", veuillez vous rapprocher de votre administrateur afin qu'il modifie vos droits dans votre profil de privilèges.

Depuis l'onglet "Informations générales", vous pourrez aussi gérer l'inscription de votre client aux campagnes marketing (email et SMS) et télécharger l'historique de ses inscriptions.

Bon à savoir : lorsque vous passez votre souris sur une information, cliquez sur l'étoile qui s'affiche afin d'ajouter cette information dans la barre du haut (sous le nom du client).

Préférences

Depuis l'onglet "Préférences" de la fiche client, vous pourrez modifier toutes les préférences suivantes de votre client en cliquant sur le bouton "Éditer" :

  • Devise

  • Transporteur

  • TVA par défaut

  • Délai de règlement

  • Réduction globale

  • Compte bancaire

  • Plans de relance

  • Catégorie tarifaire

  • Moyen de règlement

Informations financières

Depuis l'onglet "Informations financières" de la fiche client, vous retrouverez toutes les informations financières de la société si elles sont connues.

Contacts associés

Depuis l'onglet "Contacts associés" de la fiche client, vous retrouverez tous les contacts liés à cette fiche.

En cliquant sur le bouton "Ajouter / Lier un contact", vous pourrez créer un nouveau contact qui sera automatiquement lié à ce client ou lier un contact déjà existant dans votre base.

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un contact, vous pourrez :

  • Accéder à sa fiche

  • Le modifier

  • Le définir en tant que contact principal, contact de facturation ou contact de relance

  • Le délier de la fiche client

Bon à savoir : Un seul contact principal, un seul contact de facturation et un seul contact de relance pourront être définis par fiche client.

Adresses

Depuis l'onglet "Adresses" de la fiche client, vous retrouverez toutes les adresses enregistrées sur ce client.

Vous pourrez ajouter une nouvelle adresse en cliquant sur le bouton "Ajouter une adresse".

Le bouton "Voir la carte" vous permettra de localiser le client sur une vue carte.

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'une adresse, vous pourrez :

  • La modifier

  • La définir en tant qu'adresse de facturation ou de livraison

  • La supprimer

Champs personnalisés

Depuis l'onglet "Champs personnalisés" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble de vos champs personnalisés utilisables sur les clients. Pour les modifier, cliquez sur le bouton "Éditer".

Statistiques

L'onglet "Statistiques" de la fiche client recense toutes les statistiques principales du client :

  • Facturation (factures à régler et factures en retard)

  • Chiffre d'affaires

  • Marge

  • Prospection (devis en attente de facturation et devis expirés)

  • TOP 10 des ventes de produits et services

Vous pourrez changer la période de calcul de ces statistiques en ouvrant la liste déroulante située en dessous du bouton "Actions".

Opportunités

Depuis l'onglet "Opportunités" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble des opportunités de ce client. Vous pourrez également créer une nouvelle opportunité directement depuis cet onglet en cliquant sur le bouton "Créer une opportunité".

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'une opportunité, vous pourrez :

  • La consulter

  • La consulter dans un nouvel onglet

  • La modifier

  • Changer son statut

  • La supprimer

Documents

Depuis l'onglet "Documents" de la fiche client, vous retrouverez tous les documents de vente de ce client (devis, factures brouillons, factures, bons de livraison, bons de commande, avoirs brouillon, avoirs, facture proforma). Vous pourrez également créer de nouveaux documents de vente directement depuis cet onglet.

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un document de vente, vous pourrez :

  • Le consulter

  • Le consulter dans un nouvel onglet

  • Voir son historique

  • Le modifier

  • Le télécharger

  • L'imprimer

Règlements

Depuis l'onglet "Règlements" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble des règlements liés à ce client. Vous pourrez également ajouter un nouveau règlement directement depuis cet onglet en cliquant sur le bouton "Ajouter un nouveau règlement".

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un règlement, vous pourrez :

  • Le consulter

  • Le modifier

  • Le lier à des factures

  • Le supprimer

Comptes & Cartes bancaires

Depuis l'onglet "Comptes & Cartes bancaires" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble des comptes et des cartes bancaires enregistrés sur ce client. Vous pourrez également ajouter de nouveaux comptes et de nouvelles cartes directement depuis cet onglet en cliquant respectivement sur les boutons "Ajouter un compte bancaire" et "Ajouter une carte bancaire".

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un compte bancaire, vous pourrez :

  • Le modifier

  • Le supprimer

  • Le définir en tant que compte principal

Abonnements

Depuis l'onglet "Abonnements" de la fiche client, vous retrouverez tous les abonnements de ce client. Vous pourrez également créer un nouvel abonnement directement depuis cet onglet en cliquant sur "Créer un abonnement".

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un abonnement, vous pourrez :

  • Consulter l'échéancier

  • L'éditer

  • Consulter le modèle

  • Le supprimer

Mandats

Depuis l'onglet "Mandats" de la fiche client, vous retrouverez tous les mandats de ce client. Depuis cet onglet, vous pourrez également importer de nouveaux mandats ou inviter votre client à la prise de mandat.

Timetracking

Depuis l'onglet "Timetracking" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble des entrées de timetracking liées à ce client. Vous disposerez également de statistiques sur ses entrées. De plus, vous pourrez créer de nouvelles entrées de timetracking directement depuis cet onglet en cliquant sur le bouton "Créer une entrée".

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'une entrée, vous pourrez :

  • La modifier

  • La supprimer

Support

Depuis l'onglet "Support" de la fiche client, vous retrouverez l'ensemble des tickets de support liés à ce client. Depuis cet onglet, vous pourrez également créer de nouveaux tickets et agir sur les tickets existants comme vous le feriez depuis le module support (répondre, ajouter une note interne, changer le statut, etc.).

Document Redactor

Depuis l'onglet "Documents Redactor" de la fiche client, vous pourrez créer un nouveau document Redactor lié au client en cliquant sur "Créer un document Redactor" et consulter l'ensemble des documents Redactor qui y sont déjà liés.

En cliquant sur les 3 points au bout de la ligne d'un document Redactor, vous pourrez :

  • Le consulter

  • L'éditer

  • Le télécharger

Fichiers

Depuis l'onglet "Fichiers" de la fiche client, vous pourrez stocker des documents (pièces jointes) sur la fiche de votre client en cliquant sur "Ajouter un document" et consulter l'ensemble des documents qui y ont déjà été ajoutés.

Attention : si vous n'avez pas accès aux fichiers, veuillez vous rapprocher de votre administrateur afin qu'il modifie vos droits dans votre profil de privilèges.

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