Pour créer une facture d'abonnement, vous devez d'abord créer un document modèle, qui servira de base à vos factures d'abonnement.
Une fois votre modèle créé, rendez-vous dans la liste des modèles depuis le menu “Facturation”.
Cliquez sur votre modèle puis sur “Créer un abonnement”.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous allez définir les caractéristiques de votre abonnement. Choisissez les informations relatives au client.
Le mode de génération est un choix important, deux possibilités s'offrent à vous.
Automatique : la facture sera générée et envoyée au client sans intervention de votre part.
Après validation : la facture sera générée en brouillon, mais ce sera à vous de l'envoyer. Une alerte email vous est adressée.
Vous pouvez également choisir le ou les destinataires, le modèle d'email utilisé ainsi que le moyen de paiement à utiliser.
La case "mettre à jour les prix en fonction des produits et services du catalogue" permet si elle est cochée de pouvoir modifier un modèle de facture d'abonnement en cours pour un client spécifique (avec un modèle spécifique). En effet, vos factures seront liées dynamiquement à votre catalogue. Si vous cochez cette option et que vous modifiez les produits/services présents dans votre modèle, la prochaine facture sera générée en prenant le prix des produits/services au jour de la génération de la facture.
Si vous souhaitez réaliser un modèle d'abonnement spécifique modifiable par client n'oubliez pas de cocher cette option.
Vous pouvez également choisir de prendre en compte les promotions éventuelles sur vos produits. Dans ce cas, si la promotion est active à la date de la facture, elle sera appliquée.
L' option suivante vous permet d'afficher la date de la prochaine facture sur votre document.
Vous pouvez désormais passer à la programmation de l'abonnement.
Vous devrez indiquer la date de début (soit la première occurrence), le nombre de factures et la fréquence d'envoi.
Vous pouvez également choisir quel jour du mois vous souhaitez adresser vos factures.
Cliquez ensuite sur Générer l'échéancier.
L'échéancier est affiché. Vous pouvez ajuster les dates ou le mode d'envoi si nécessaire.
Une fois que tout est OK, cliquez sur Enregistrer, votre facture d'abonnement est créée.