Pour créer un abonnement, vous devez d'abord créer un modÚle de document qui servira de base à vos factures d'abonnement.
Pour en savoir plus sur ce sujet, veuillez consulter le tutoriel : Créer un modÚle de facture d'abonnement.
Accéder à la création d'abonnement
Une fois votre modÚle créé :
Rendez-vous dans la liste des modÚles depuis le menu "Facturation" disponible dans le bandeau latéral à gauche de l'interface
Cliquez sur votre modĂšle
Sélectionnez "Créer un abonnement"
Bon à savoir : la création d'un abonnement n'est possible que pour les clients. Les prospects et fournisseurs ne peuvent pas avoir d'abonnement.
Ătape 1 : Informations client
Dans la fenĂȘtre qui s'affiche, commencez par dĂ©finir les informations relatives au client pour les factures :
Client : sélectionnez le client concerné
Ă l'attention de : le contact destinataire
Adresse du client : l'adresse de facturation
Adresse de livraison : si différente de l'adresse de facturation
Numéro du bon de commande : si applicable
Ces informations seront automatiquement reprises sur toutes les factures générées par l'abonnement.
Ătape 2 : PrĂ©lĂšvement automatique (optionnel)
Pour activer le prélÚvement automatique sur votre abonnement, vous pouvez utiliser GoCardless ou Stripe.
Solutions disponibles
GoCardless : pour les prélÚvements bancaires SEPA
Stripe : pour les paiements par carte bancaire
Documentation détaillée
Le prélÚvement automatique simplifie considérablement la gestion des paiements récurrents.
Ătape 3 : Mode de gĂ©nĂ©ration et envoi
Choix du mode de génération
Le mode de génération et d'envoi est un choix important. Deux possibilités s'offrent à vous :
Mode automatique :
La facture sera générée et envoyée au client sans intervention de votre part
Idéal pour les abonnements standardisés
Mode "AprĂšs validation" :
La facture sera générée en brouillon
Vous devrez valider et envoyer manuellement chaque facture
Une alerte email vous est adressée pour vous prévenir
Recommandé si vous souhaitez vérifier chaque facture avant envoi
Configuration de l'envoi
Dans cette section, vous pouvez Ă©galement :
Choisir le ou les destinataires pour l'envoi par email
Sélectionner le modÚle d'email utilisé pour l'envoi
Définir les préférences de paiement
Options avancées
Plusieurs options supplémentaires sont disponibles :
Mise Ă jour dynamique des prix :
Case "Mettre Ă jour les prix en fonction des produits et services du catalogue"
Si cochée, les prix des fiches produits/services seront appliqués au jour de la génération de la facture
Vos factures seront liées dynamiquement à votre catalogue
Gestion des promotions :
Vous pouvez choisir de prendre en compte les promotions Ă©ventuelles sur vos produits
Si la promotion est active à la date de la facture, elle sera appliquée automatiquement
Affichage de la prochaine récurrence :
Option "Afficher la date de prochaine récurrence sur la facture"
Permet d'informer le client de la date de sa prochaine facturation
Dates de service :
Option "Afficher les dates de service sur la facture"
Permet d'afficher une date de début et une date de fin de période facturée
Ces dates seront les mĂȘmes sur toutes les factures issues de l'abonnement
Gestion des stocks :
DerniĂšre option : "Impacter le stock des produits avec stock simple"
Active la décrémentation automatique des stocks à chaque génération de facture
Ătape 4 : Programmation des factures
DĂ©finissez le planning de facturation de votre abonnement :
ParamÚtres de récurrence
Date de début : la date de la premiÚre occurrence
Nombre de factures : combien de factures seront générées (ou illimité)
Fréquence d'envoi : mensuel, trimestriel, annuel, etc.
Jour du mois : quel jour du mois vous souhaitez adresser vos factures
Génération de l'échéancier
Cliquez sur "Générer l'échéancier", l'échéancier complet s'affiche :
Vous pouvez ajuster les dates ou le mode d'envoi si nécessaire. Une fois validé, cliquez sur "Enregistrer"
Votre abonnement est maintenant créé et les factures seront générées automatiquement selon le planning défini.