Sellsy vous propose une interface pour gérer vos imports de données.
Attention : pour les comptes en essai, nous ne pouvons pas importer plus de 100 objets à la fois.
Préparation du fichier d’import
Pour importer vos données, cliquez sur “Menu” puis “Réglages”.
Ensuite, rendez-vous sur “Imports de données”. Vous arrivez alors sur l’interface d'historique de vos imports.
Cliquez sur “Démarrer un import” pour choisir quel type de données vous souhaitez importer.
Puis, sélectionnez les données de votre choix.
Quand vous choisissez le type d'import désiré, le système vous affiche l'ensemble des champs pouvant être importés.
Bon à savoir : les champs en gras sont les champs obligatoires pour l'import.
Pour résumer, les champs obligatoires sont :
Import de société
Type société : Valeur à choisir : 'client', 'prospect', 'fournisseur'
Nom société : texte libre
Import de particuliers
Type société : Valeur à choisir : 'client', 'prospect', 'fournisseur'
Nom contact : texte libre
Prénom contact : texte libre
Import de contacts
Nom contact : texte libre
Nom société : texte libre
Si vous ne possédez pas l’une des informations pour remplir un champ obligatoire, vous pouvez entrer une donnée factice.
Bon à savoir : pour vous simplifier le travail de préparation de votre fichier, vous pouvez télécharger un modèle vide contenant toutes les colonnes attendues pour votre compte.
Dans la fenêtre suivante, vous allez pouvoir paramétrer votre import.
Import avec champs personnalisés
Si vous souhaitez gagner du temps sur la segmentation de vos données, il est possible d'importer vos sociétés et contacts reliés directement à vos champs personnalisés.
Comment procéder ?
Créez vos champs personnalisés sur Sellsy
Téléchargez votre modèle d'import
Attribuez vos différents champs personnalisés sur votre sociétés et contacts
Une fois l'import terminé, toute votre base sera segmentée
Import des données dans l'interface
Pour traiter votre fichier vous avez deux options :
Copier/coller depuis Excel : c'est la solution à privilégier car elle évite tout risque d'erreur quant à l'encodage de votre fichier. Si votre fichier est OK dans Excel (ou autre tableur), elles seront OK dans Sellsy. Pour utiliser cette fonction, sélectionnez simplement vos données dans Excel puis collez les dans la case qui vous est présentée.
Attention : l'import par copier/coller depuis Excel est limité à 500 lignes. Si vous importez plus de 500 lignes, vous devez importer en fichier CSV.
Importer un fichier CSV : L'autre solution consiste à importer un fichier que vous avez préparé en CSV. Dans ce cas, vous pourrez choisir le type de séparateur de colonnes de votre fichier (généralement le point virgule en Europe) ainsi que l'encodage (nous vous conseillons de toujours privilégier l'import de fichier encodés en UTF-8).
Préparation des données
Une fois vos données prêtes, cliquez sur “Analyser les données”.
Vos données s'affichent alors en bas de votre écran sous forme de colonnes. Les colonnes en vert ont été directement reconnues par le système, il n'y a rien de plus à effectuer (sauf erreur bien entendu).
Quand une colonne s'affiche en blanc cela signifie que le nom de la colonne n'a pas été reconnu.
En cliquant sur le menu déroulant, vous pouvez choisir de ne pas importer la colonne (qui s'affiche alors en gris) ou l’un des vos champs existants dans Sellsy. La colonne passera alors au vert.
Quand toutes vos colonnes sont vertes ou grises, votre fichier est prêt à être importé.
Bon à savoir : si votre fichier comporte de nombreuses colonnes à ne pas importer, vous pouvez les gérer d'un seul clic au-dessus du listing en cliquant sur “passer les colonnes non identifiées en “Ne pas importer”.
À droite de votre écran, vous trouverez un espace “Configurez l’import”. Ce paramétrage vous permet de mettre à jour votre base actuelle en cas de doublon avec la base que vous êtes en train d’importer. Pour en savoir plus sur ce paramétrage, cliquez ici.
Validation de l’import
Le paramétrage de votre import est terminé, vous pouvez maintenant enregistrer et lancer l'import. Vous devez dans un premier temps cliquer sur le bouton " valider mon import " tout en bas de la page.
Une fenêtre s'affiche ensuite pour vous inviter à valider définitivement votre import :
Attention : Vous devez obligatoirement valider sur cette dernière fenêtre, sans quoi l'import sera annulé en cas de changement de page.
Suivi de l’import et actions possibles
Votre import lancé, vous êtes redirigés sur l'aperçu de votre import. Pendant le traitement, votre import est en attente de traitement :
Au même endroit, vous trouverez les caractéristiques de votre import. Quand votre import est traité la présentation du résultat se met à jour sur Sellsy :
L'onglet Modifications vous permet de vérifier les actions pour chaque ligne :
Si vous faites un clic droit sur un ligne vous pouvez accéder au détail des modifications pour la ligne concernée :
Vous avez également accès à plusieurs actions :
Le premier bouton vous permet d'annuler l'import avant qu'il ne soit traité par le système,
Le deuxième vous permet d'annuler les changements et de revenir à l'état d'origine avant import
Attention : l'annulation des changements est possible uniquement pendant 24h après l'import.
Le troisième vous permet de télécharger le fichier d'import traité au format Sellsy,
Enfin vous pouvez également télécharger le fichier d'erreur pour analyser les lignes ayant posé problème.