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Gestion d'un trop perçu

Traitez les trop-perçus de vos clients avec ou sans rapprochement bancaire : remboursement ou affectation sur facture future.

Mis à jour aujourd’hui

Un trop-perçu est simplement une erreur de paiement de la part d'un de vos clients.

Exemple : Vous avez facturĂ© 890 €, votre client vous a payĂ© 900 €, donc un trop-perçu de 10 €.

Important : Il est essentiel de comprendre que ce trop-perçu n'est pas du chiffre d'affaires et qu'il ne peut donc pas ĂȘtre gĂ©rĂ© par une facture d'avoir, qui elle va diminuer votre chiffre d'affaires. Un trop-perçu correspond Ă  un excĂ©dent de paiement, pas Ă  une annulation de vente.

Deux méthodes de traitement

Selon que vous disposez ou non du module de rapprochement bancaire, la procédure diffÚre :

  • Avec le module de rapprochement bancaire (recommandĂ©) : gestion simplifiĂ©e et automatisĂ©e

  • Sans le module de rapprochement bancaire : gestion manuelle via les rĂšglements

Traiter un trop-perçu avec le module de rapprochement bancaire

Le module de rapprochement bancaire facilite grandement la gestion des trop-perçus. Vous pouvez regarder la vidéo explicative ou suivre le pas à pas ci-dessous pour effectuer cette action.

Effectuer le rapprochement bancaire

Si votre client a versé un montant supérieur à celui de la facture, vous pouvez facilement traiter ce trop-perçu dans Sellsy.

  1. Accédez à l'onglet "Banque"

  2. Cliquez sur la section "Rapprochement bancaire"

  3. Recherchez la transaction en saisissant le numéro du document concerné

  4. Enregistrez le rapprochement

Une fois cette étape validée :

  • La facture passera au statut "PayĂ©e"

  • La transaction bancaire sera partiellement rapprochĂ©e (il restera le montant du trop-perçu Ă  affecter)

Gérer le trop-perçu

Vous avez plusieurs options pour traiter le montant excédentaire :

Option 1 : Affecter Ă  une facture future

Vous pouvez affecter ce trop-perçu Ă  une facture future en suivant le mĂȘme processus de rapprochement lors du paiement de cette nouvelle facture.

Procédure :

  1. Lors du rapprochement du paiement de la facture future

  2. Affectez le trop-perçu disponible à cette facture

  3. Le montant sera totalement rapproché

Option 2 : Associer Ă  un code comptable

Il est aussi possible d'associer le trop-perçu à un code comptable approprié, généralement le code client (compte de tiers).

Bon Ă  savoir : Pour vous assurer du bon traitement comptable, consultez votre expert-comptable.

Une fois enregistré, le montant sera totalement rapproché.

Ensuite : rembourser ou affecter

Une fois le trop-perçu identifié et rapproché, deux possibilités s'offrent à vous.

Possibilité 1 : Rembourser votre client

Procédure :

  1. Vous remboursez votre client

  2. Une transaction de sortie (10 € dans notre exemple) apparaüt sur votre compte bancaire

  3. Lors du rapprochement bancaire, associez cette transaction au code comptable tiers de votre client, au débit cette fois-ci

Résultat : Le trop-perçu est soldé, votre client est remboursé, et votre comptabilité est équilibrée.

Possibilité 2 : Conserver pour une facture future

Procédure :

  1. Vous décidez de conserver ce montant pour l'attribuer à une facture à venir

  2. Lors du rapprochement du paiement de cette nouvelle facture, affectez le trop-perçu au plan comptable

Résultat : Le trop-perçu est utilisé pour payer partiellement la nouvelle facture, sans nouveau mouvement bancaire.

Bon à savoir : Aucun problÚme avec le rapprochement bancaire dans Sellsy dans ces deux cas, la gestion est fluide et automatisée.

Traitez un trop perçu sans le module de rapprochement bancaire

Si vous ne disposez pas du module de rapprochement bancaire, vous devez gérer le trop-perçu manuellement via les rÚglements. Vous pouvez regarder la vidéo explicative ou suivre le pas à pas ci-dessous pour effectuer cette action.

Vous souhaitez rembourser votre client

Dans ce cas, enregistrez deux paiements sur la facture pour refléter le paiement reçu et le remboursement effectué.

Procédure :

  1. Enregistrez sur la facture le paiement total versĂ© par le client, au crĂ©dit (900 € dans notre exemple)

  2. Enregistrez un second paiement sur la facture, correspondant au remboursement du trop-perçu, au dĂ©bit (les 10 €)

RĂ©sultat :

  • Seront ainsi mentionnĂ©s sur la facture le rĂšglement total et le remboursement de la diffĂ©rence

  • Votre facture sera correctement soldĂ©e

  • Votre comptabilitĂ© reflĂšte le paiement excĂ©dentaire et son remboursement

Vous souhaitez affecter ce trop-perçu à une prochaine facture

Dans ce cas, enregistrez le paiement comme un rÚglement non affecté, puis liez-le partiellement à la facture concernée.

Procédure :

Étape 1 : Enregistrer le rùglement

  1. Rendez-vous dans le menu "Banque" > "Liste des rĂšglements"

  2. Cliquez sur "Ajouter un rĂšglement"

  3. Enregistrez le paiement total versĂ© par le client, au crĂ©dit (900 € dans notre exemple)

Étape 2 : Lier partiellement à la facture

  1. Cliquez sur les 3 points au bout de la ligne du rĂšglement que vous venez d'enregistrer

  2. Cliquez sur "Solder des factures"

SĂ©lectionnez la facture concernĂ©e et liez 890 € sur les 900 € du rĂšglement.

Étape 3 : Affecter le solde à une facture future

Lorsque vous aurez une nouvelle facture à régler pour ce client :

  1. Répétez les étapes 2 et 3 (cliquez sur les 3 points > "Solder des factures")

  2. Liez les 10 € restants à cette nouvelle facture

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