Un trop-perçu est simplement une erreur de paiement de la part d'un de vos clients.
Exemple : Vous avez facturé 890 €, votre client vous a payé 900 €, donc un trop-perçu de 10 €.
Important : Il est essentiel de comprendre que ce trop-perçu n'est pas du chiffre d'affaires et qu'il ne peut donc pas être géré par une facture d'avoir, qui elle va diminuer votre chiffre d'affaires. Un trop-perçu correspond à un excédent de paiement, pas à une annulation de vente.
Deux méthodes de traitement
Selon que vous disposez ou non du module de rapprochement bancaire, la procédure diffère :
Avec le module de rapprochement bancaire : gestion simplifiée et automatisée
Sans le module de rapprochement bancaire : gestion manuelle via les règlements
Traiter un trop-perçu avec le module de rapprochement bancaire
Le module de rapprochement bancaire facilite grandement la gestion des trop-perçus. Vous pouvez regarder la vidéo explicative ou suivre le pas à pas ci-dessous pour effectuer cette action.
Etape 1 : Effectuer le rapprochement bancaire
Accédez à l'onglet "Banque"
Cliquez sur la section "Rapprochement bancaire"
Recherchez la transaction en saisissant le numéro du document concerné
Enregistrez le rapprochement du montant de la facture
Une fois cette étape validée :
La facture passera au statut "Payée"
La transaction bancaire sera partiellement rapprochée (il restera le montant du trop-perçu à affecter)
Etape 2 : Gérer le trop-perçu
Vous avez plusieurs options pour traiter le montant excédentaire :
Option 1 : Affecter à une facture future
Vous pouvez affecter ce trop-perçu à une facture future en suivant le même processus de rapprochement.
Option 2 : Associer à un code comptable
Il est aussi possible d'associer le trop-perçu à un code comptable approprié, généralement le code client (à vérifier avec votre expert-comptable)
Une fois cette étape validée, la transaction bancaire sera totalement rapprochée.
Etape 3 : Si vous décidez de rembourser votre client
Vous remboursez votre client
Une transaction de sortie (transaction au débit) apparaîtra sur votre compte bancaire
Lors du rapprochement bancaire, associez cette transaction au code comptable approprié, généralement le code client (à vérifier avec votre expert-comptable), au débit cette fois-ci.
Traitez un trop perçu sans le module de rapprochement bancaire
1/ Vous avez activé l'émission de factures électroniques
Sur une facture électronique, le montant encaissé est transmis à l’administration avec sa ventilation de TVA pour préremplir votre déclaration. Il ne peut donc jamais dépasser le montant facturé, un trop-perçu n’ayant pas de TVA rattachable à cette facture.
Solutions recommandées : Il faut enregistrer un règlement qui correspond au montant du trop perçu depuis la fiche client et/ou depuis liste des règlements. Ce paiement sera à solder sur une prochaine facture client.
2/ Vous n'avez pas activé l'émission de factures électroniques
Vous pouvez regarder la vidéo explicative ou suivre le pas à pas ci-dessous pour effectuer cette action.
Option 1 : Vous souhaitez rembourser votre client
Procédure :
Enregistrez sur la facture le paiement total versé par le client, au crédit (900 € dans notre exemple initial)
Enregistrez un second paiement sur la facture, correspondant au remboursement du trop-perçu, au débit (les 10 €)
Résultat :
Seront ainsi mentionnés sur la facture le règlement total et le remboursement de la différence
Votre facture sera correctement soldée
Votre comptabilité reflète le paiement excédentaire et son remboursement
Option 2 : Vous souhaitez affecter ce trop-perçu à une prochaine facture
1/ Rendez-vous dans le menu "Banque" > "Liste des règlements" puis cliquez sur "Ajouter un règlement" et enregistrez le paiement total versé par le client, au crédit (900 € dans notre exemple).
2/ Cliquez sur les 3 points au bout de la ligne du règlement que vous venez d'enregistrer puis sur "Solder des factures"
3/ Sélectionnez la facture concernée et liez 890 € sur les 900 € du règlement.
4/ Répétez les étapes 2 et 3 et liez les 10 € restants à une autre facture.