Sellsy étant un systÚme souple, nous ne vous bloquons pas dans le respect des étapes de gestion des achats. Cependant, dans le cadre d'une activité de négoce, le respect des étapes vous permettra un contrÎle optimal de vos approvisionnements.
Au contraire, dans une activité de service ou pour des achats non revendus, une saisie basique est suffisante.
La gestion des achats s'effectue selon un cycle défini et trois étapes :
La crĂ©ation dâun bon de commande fournisseur,
La gĂ©nĂ©ration dâun bon de livraison,
L'enregistrement ou la liaison de la facture fournisseur.
Bon à savoir : Consultez cette vidéo de formation pour découvrir toutes les fonctionnalités.
Ătape 1 : crĂ©er un bon de commande fournisseur
La commande fournisseur donne lieu Ă l'Ă©tablissement d'un bon de commande fournisseur. Pour crĂ©er un bon de commande, rendez-vous dans le menu âAchatâ, âCrĂ©er un bon de commandeâ.
Vous serez ensuite redirigé vers un éditeur de document classique comparable aux éditeurs de documents de vente.
Vous pourrez retrouver votre bon de commande dans votre menu âAchatâ, âListe des bons de commandeâ.
Plusieurs actions sont possibles depuis la vue détail de votre bon de commande :
Envoyer le bon de commande Ă votre fournisseur,
Transformer le bon de commande en un ou plusieurs bons de livraison,
Facturer directement le bon de commande,
Lier le bon de commande Ă un autre document d'achat, avec le bouton "Lier un document d'achat".
Ătape 2 : gĂ©nĂ©rer un bon de livraison
Suite à une commande fournisseur, vous pourrez générer des bons de livraison. Ces derniers vous permettent de constater l'arrivée en stock des marchandises.
Il est possible de convertir directement votre bon de commande fournisseur depuis la fiche détail du bon de commande.
La fenĂȘtre de validation de la livraison s'affiche, vous n'avez qu'Ă valider les quantitĂ©s reçues Ă droite du tableau.
Si votre livraison est complĂšte, le bon de commande initial affiche âLivrĂ©â. Dans le cas contraire, âLivraison partielleâ est affichĂ©.
Lâhistorique de votre document est alors consultable depuis lâonglet âHistorique du documentâ.
Sinon, il est Ă©galement possible dâen crĂ©er un depuis le menu âAchatâ puis sur âCrĂ©er un bon de livraisonâ.
Ătape 3 : enregistrer la facture fournisseur
La derniÚre étape concerne la facture fournisseur. C'est l'étape finale de votre cycle d'approvisionnement, celle qui va permettre de générer les lignes comptables de votre achat.
Créer la facture à partir d'un bon de livraison ou d'un bon de commande
Depuis votre bon de livraison, cliquez sur l'action de conversion "Créer une facture fournisseur".
Une fois votre document enregistrĂ©, vous pourrez retrouver lâhistorique du document depuis lâonglet âHistorique du documentâ.
Il est Ă©galement possible de crĂ©er la facture fournisseur depuis le menu âAchatâ, âCrĂ©er une facture fournisseurâ.
Lier une facture fournisseur reçue
Si vous avez reçu la facture de votre fournisseur (au format électronique, par email ou importée), liez-la à votre bon de commande ou à votre bon de livraison plutÎt que d'en créer une nouvelle.
Cliquez sur "Lier un document d'achat" depuis l'aperçu de la facture, du bon de commande ou du bon de livraison. Vous pouvez aussi faire la liaison dÚs la vérification de la facture, avec "Ajouter une liaison".
Attention : si votre entreprise est assujettie à la TVA française, les factures de vos fournisseurs français assujettis vous parviennent au format électronique. Convertir le bon de commande ou le bon de livraison en facture créerait alors un doublon. Une alerte vous le rappelle avant la conversion : attendez la facture électronique, puis liez-la.
Pour en savoir plus, consultez l'article "Lier des documents d'achat entre eux".
Bon Ă savoir : Ă tout moment, vous pouvez modifier le statut de livraison de vos bons de commande fournisseur et de vos factures fournisseur en haut Ă gauche de la page de chaque document.