La facture d'avancement est un outil de facturation spécialement conçu pour les projets à long terme qui nécessitent un échelonnement des paiements selon le pourcentage d'avancement des travaux ou services. Le cycle se termine par une facture de clÎture accompagnée d'un décompte général récapitulatif.
Prérequis
Pour utiliser la facturation Ă l'avancement, vous devez :
Avoir accĂšs au module facturation
Disposer des privilÚges nécessaires pour créer et modifier des factures
Avoir accÚs à la fiche du client concerné
Avoir un devis ou bon de commande en statut brouillon, envoyé, lu ou accepté
Ne pas avoir de lignes en option ou de produits impactant les stocks dans le document
Attention : cette fonctionnalitĂ© est conçue en mode "conformitĂ©" pour la facturation Ă©lectronique. Une fois finalisĂ©e, une facture d'avancement ne peut plus ĂȘtre modifiĂ©e et un avoir sera nĂ©cessaire pour l'annuler.
Créer une facture d'avancement
Depuis votre devis ou bon de commande, cliquez sur "Facture d'avancement" dans la section "Convertir"
Bon Ă savoir : Vous pouvez rĂ©aliser plusieurs bons de commande pour un mĂȘme devis et lancer des cycles d'avancement diffĂ©rents pour chacun.
Choisissez votre type d'avancement :
Avancement global : facturation d'un pourcentage du montant total
Avancement détaillé : facturation avec des pourcentages différents pour chaque ligne
Attention : Il n'est pas possible de faire cohabiter deux types d'avancement sur un mĂȘme cycle de facturation. Vous devez donc choisir entre avancement global ou dĂ©taillĂ©.
Gestion des acomptes
Vous pouvez créer une ou plusieurs factures d'acompte avant votre premiÚre facture d'avancement :
Depuis le document initial (devis ou bon de commande), cliquez sur "Facture d'acompte" dans "Convertir"
Une fois l'acompte créé, revenez au document initial
Créez votre premiÚre "Facture d'avancement"
Bon à savoir : Les acomptes sont automatiquement déduits de votre premiÚre facture d'avancement.
Colonnes et lignes spécifiques aux factures d'avancement
Colonnes spécifiques
Votre facture d'avancement inclut automatiquement :
Avt préc. : pourcentage d'avancement des factures précédentes
Avt : pourcentage d'avancement de la facture en cours
Avt total : cumul des avancements (= Avt préc. + Avt)
Lignes de calcul
Deux lignes sont ajoutées automatiquement :
Avancement courant : pourcentage de la facture en cours
Avancement total : pourcentage cumulĂ© de toutes les factures de ce cycle d'avancement. Il est Ă©gal Ă lâavancement courant lorsquâil sâagit de la premiĂšre facture du cycle dâavancement
Modifier les informations vendeurs, clients ou les détails des lignes
Lors de l'édition d'une facture d'avancement, vous pouvez modifier différents éléments :
les informations vendeur (ex : nom du contact, email, adresse)
les informations client (ex : nom du contact, adresse)
le détail des lignes (ex : code barre, prix d'achat, code)
Bon Ă savoir : vous pouvez Ă©galement supprimer les âhors produitâ, qui nâimpactent pas le montant (titre, commentaire, sous-total, saut de ligne, saut de page).
Modifier le pourcentage d'avancement
Une fois le type dâavancement choisi, le formulaire de crĂ©ation de la facture vous permet dâĂ©diter votre facture dâavancement.
Modifier l'avancement global
En cas dâavancement global, le montant que vous avez choisi sâaffiche en haut Ă gauche du formulaire. Câest ici que vous pouvez le modifier, en cliquant dessus.
Bon Ă savoir : Si vous faites de l'avancement global, le mĂȘme pourcentage est automatiquement appliquĂ© Ă chaque ligne de votre facture.
Le pourcentage par ligne n'est alors pas modifiable. Vous pourrez cependant modifier le pourcentage global comme indiqué précédemment.
Modifier l'avancement détaillé
En cas d'avancement détaillé, vous pourrez modifier le pourcentage d'avancement de chaque ligne dans la colonne "Avt".
Décompte général
Vous pouvez ajouter un décompte général en cliquant sur le bouton "Joindre le décompte général de l'avancement" disponible lors de l'édition d'une facture d'avancement. Ce document récapitule l'ensemble du cycle d'avancement depuis le document initial.
â
Bon à savoir : Le décompte général est facultatif pour les factures intermédiaires mais obligatoire pour la facture de clÎture.
Finalisation de la facture
Trois options sont disponibles :
"Enregistrer et continuer" : poursuivre l'Ă©dition
"Enregistrer le brouillon" : sauvegarder pour plus tard
"Finaliser en facture" : valider définitivement
â
Bon à savoir : Le systÚme détecte automatiquement la facture de clÎture lorsque toutes les lignes atteignent 100% d'avancement.
Préférences du document
Pour personnaliser votre facture d'avancement, cliquez sur le bouton de "Préférences du document" en haut à droite du formulaire.
Vous pourrez alors configurer :
ParamÚtres généraux :
Mode de TVA
Apparence du document
Langue du document
Informations de paiement :
Moyen de paiement
DĂ©lai de paiement
Personnalisation :
Champs personnalisés applicables aux documents de vente
Affichage des informations client
Affichage des informations de paiement
Livraison et codes-barres :
ParamĂštres de livraison
Affichage des codes-barres
Pour aller plus loin