La facture d'avancement est un outil de facturation spécialement conçu pour les projets à long terme qui nécessitent un échelonnement des paiements selon le pourcentage d'avancement des travaux ou services. Le cycle se termine par une facture de clôture accompagnée d'un décompte général récapitulatif.
Prérequis
Pour utiliser la facturation à l'avancement, vous devez :
Avoir accès au module facturation
Disposer des privilèges nécessaires pour créer et modifier des factures
Avoir un devis ou bon de commande en statut brouillon, envoyé, lu ou accepté
Ne pas avoir de lignes en option ou de produits impactant les stocks dans le document
Attention : cette fonctionnalité est conçue en mode "conformité" pour la facturation électronique. Une fois finalisée, une facture d'avancement ne peut plus être modifiée et un avoir sera nécessaire pour l'annuler.
Créer une facture d'avancement
Depuis votre devis ou bon de commande, cliquez sur "Facture d'avancement" dans la section "Convertir"
Bon à savoir : Vous pouvez réaliser plusieurs bons de commande pour un même devis et lancer des cycles d'avancement différents pour chacun.
Choisissez votre type d'avancement :
Avancement global : facturation d'un pourcentage du montant total
Avancement détaillé : facturation avec des pourcentages différents pour chaque ligne
Attention : Il n'est pas possible de faire cohabiter deux types d'avancement sur un même cycle de facturation. Vous devez donc choisir entre avancement global ou détaillé.
Gestion des acomptes
Vous pouvez créer une ou plusieurs factures d'acompte avant votre première facture d'avancement :
Depuis le document initial (devis ou bon de commande), cliquez sur "Facture d'acompte" dans "Convertir"
Une fois l'acompte créé, revenez au document initial
Créez votre première "Facture d'avancement"
Bon à savoir : Les acomptes sont automatiquement déduits de votre première facture d'avancement.
Colonnes et lignes spécifiques aux factures d'avancement
Colonnes spécifiques
Votre facture d'avancement inclut automatiquement :
Avt préc. : pourcentage d'avancement des factures précédentes
Avt : pourcentage d'avancement de la facture en cours
Avt total : cumul des avancements (= Avt préc. + Avt)
Lignes de calcul
Deux lignes sont ajoutées automatiquement :
Avancement courant : pourcentage de la facture en cours
Avancement total : pourcentage cumulé de toutes les factures de ce cycle d'avancement. Il est égal à l’avancement courant lorsqu’il s’agit de la première facture du cycle d’avancement
Modifier le pourcentage d'avancement
Une fois le type d’avancement choisi, le formulaire de création de la facture vous permet d’éditer votre facture d’avancement.
Modifier l'avancement global
En cas d’avancement global, le montant que vous avez choisi s’affiche en haut à gauche du formulaire. C’est ici que vous pouvez le modifier, en cliquant dessus.
Bon à savoir : Si vous faites de l'avancement global, le même pourcentage est automatiquement appliqué à chaque ligne de votre facture.
Le pourcentage par ligne n'est alors pas modifiable. Vous pourrez cependant modifier le pourcentage global comme indiqué précédemment.
Modifier l'avancement détaillé
En cas d'avancement détaillé, vous pourrez modifier le pourcentage d'avancement de chaque ligne dans la colonne "Avt".
Décompte général
Vous pouvez ajouter un décompte général en cliquant sur le bouton "Joindre le décompte général de l'avancement" disponible lors de l'édition d'une facture d'avancement. Ce document récapitule l'ensemble du cycle d'avancement depuis le document initial.
Bon à savoir : Le décompte général est facultatif pour les factures intermédiaires mais obligatoire pour la facture de clôture.
Finalisation de la facture
Trois options sont disponibles :
"Enregistrer et continuer" : poursuivre l'édition
"Enregistrer le brouillon" : sauvegarder pour plus tard
"Finaliser en facture" : valider définitivement
Bon à savoir : Le système détecte automatiquement la facture de clôture lorsque toutes les lignes atteignent 100% d'avancement.
Suivi de l'avancement
Pour suivre vos cycles d'avancement :
Consultez l'onglet "Historique du document" depuis votre facture d'avancement ou document initial. Vous retrouverez le schéma du cycle d'avancement (incluant également les éventuels acomptes et avoirs) avec les montants et pourcentages correspondants.
Surveillez le "Montant restant à facturer" sur votre devis ou bon de commande initial. Il se met à jour au fur et à mesure de votre cycle d’avancement. Ci-dessous, il est égal à 0 puisque le devis a été totalement facturé.
Utilisez le filtre "Facture d'avancement = Oui/Non" et la colonne "Facture d'avancement" dans le listing des factures pour retrouver facilement toutes vos factures d'avancement.
Préférences du document
Pour personnaliser votre facture d'avancement, cliquez sur le bouton de "Préférences du document" en haut à droite du formulaire.
Vous pourrez alors configurer :
Paramètres généraux :
Mode de TVA
Apparence du document
Langue du document
Informations de paiement :
Moyen de paiement
Délai de paiement
Personnalisation :
Champs personnalisés applicables aux documents de vente
Affichage des informations client
Affichage des informations de paiement
Livraison et codes-barres :
Paramètres de livraison
Affichage des codes-barres
