Le module d’import vous permet de mettre à jour les informations concernant une ou plusieurs sociétés ou contacts, comme par exemple un numéro de téléphone ou une adresse email.
Pour suivre en détail les étapes d'un import, cliquez ici.
Avant d'importer vos données, vous pouvez définir un certain nombre de paramètres.
Choisir les champs de comparaison
Les champs de comparaison vous permettent de vérifier l'existence de vos données et de les mettre à jour le cas échéant. Par exemple, si vous voulez mettre à jour la société ACTIVANE, vous pouvez indiquer au système de la reconnaître :
Plusieurs types de champs de comparaison sont disponibles :
Bon à savoir : si vous choisissez plusieurs champs de comparaison, le système ne trouvera de comparaisons que si tous les champs sont trouvés. Dans le cas contraire, un nouvel enregistrement sera inséré.
Si par exemple vous avez modifié le nom d'une société, ne choisissez pas ce champ de comparaison.
Attention : les identifiants Sellsy sont créés lorsque l'objet est lui-même créé dans Sellsy. Vous ne pouvez donc les récupérer que via un export de données existantes et il ne faut pas renseigner cette colonne pour un import de nouvelles données.
Mise à jour des données
Ces actions vous permettent de choisir l'attitude à adopter quand une correspondance est trouvée.
Si la donnée n‘existe pas dans Sellsy, vous pouvez choisir d'insérer un nouvel enregistrement ou de ne rien faire. Par exemple, si vous importez une mise à jour et que le fichier contient une société qui n'existe pas dans votre compte, vous pouvez choisir de la créer ou pas.
Si la donnée est trouvée dans Sellsy, vous pouvez choisir de mettre à jour l'enregistrement, ou pas.
Si une cellule de votre fichier est vide, vous pouvez choisir d'écraser la valeur ou pas. Par exemple, si le téléphone du contact est rempli dans Sellsy mais pas dans votre fichier de mise à jour, vous pouvez choisir de ne pas impacter les données existantes dans votre compte.
Enfin, pour les smart tags, vous pouvez choisir soit d'ajouter les smart tags de votre fichier aux smart tags existants sur Sellsy, ou de les remplacer complètement.
Options d'import des champs personnalisés
De la même manière, vous disposez d'options sur la conduite à tenir pour les champs personnalisés.
Si un champ personnalisé obligatoire est vide, vous pouvez choisir d'importer la ligne en laissant le champ obligatoire non rempli, ou de ne pas importer la ligne.
Si une valeur de champ de type liste n‘existe pas, vous pouvez choisir de la créer ou de ne rien faire. Par exemple, si vous avez un champ personnalisé de type liste contenant les valeurs Nord, Sud et Est sur Sellsy et que votre import contient la valeur Ouest, vous pouvez choisir de l'ajouter automatiquement à votre champ personnalisé.
Bon à savoir : il est nécessaire d'insérer une colonne "Nom adresse" dans votre fichier si vous souhaitez mettre à jour les données d'adresse. Les valeurs saisies dans cette colonne devront correspondre aux valeurs présentes sur les fiches.