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Comment importer mes données sociétés et contacts ?
Comment importer mes données sociétés et contacts ?

Avec Sellsy, vous pouvez très simplement importer vos données sociétés depuis votre ancien logiciel ou toute autre source de données.

Quentin avatar
Écrit par Quentin
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Attention : les comptes en essai peuvent importer 100 objets maximum à la fois.

Bon à savoir : afin de pouvoir importer des données, vous devez avoir le droit “Autoriser l’accès à la plateforme d’import” dans votre profil de privilèges. Pour modifier votre profil de privilège, veuillez prendre contact avec un administrateur de votre compte Sellsy.

Avec Sellsy, vous pouvez très simplement importer vos données sociétés depuis votre ancien logiciel ou toute autre source de données.

Pour importer vos données sociétés, cliquez sur “Menu” puis “Réglages”.

Ensuite, rendez-vous sur “Import de données”.

Vous arrivez alors sur l’interface d'historique de vos imports.

Nous vous conseillons de lire les informations présentes sur la page d’accueil avant de commencer l’import.

Puis, cliquez sur “Démarrer un import” pour choisir quel type de données vous souhaitez importer.

Sélectionnez les données "Sociétés" et commencez votre import en appuyant sur “Continuer”.

Ensuite, vous accédez à la plateforme d’import Sellsy.

Attention : les champs “email société” et “email contact” ne peuvent être complétés avec l’adresse email de connexion d’un collaborateur de votre compte Sellsy.

Bon à savoir : Les champs de couleurs orange sont les champs obligatoires pour l'import.

Ici, les champs obligatoires sont :

  • Type société : Valeur à choisir : 'client', 'prospect', 'fournisseur'

  • Nom société : texte libre


Modèle d'import

Bon à savoir : Vous avez la possibilité de télécharger un modèle d’import en cliquant sur “Télécharger le modèle .csv” ou “Télécharger le modèle .xlsx” afin d’assurer un import en toute conformité.

Une fois votre fichier préparé, cliquez sur “Continuer”.

Puis, définissez les paramètres de votre import via différents choix.


Critères de comparaison

Dans un premier temps, sélectionnez vos critères de comparaison, afin de déterminer le critère sur lequel nous allons déterminer si une société existe déjà dans vos données Sellsy.

Vous pouvez sélectionner votre critère de comparaison pour les sociétés, contacts, adresses.

Pour les sociétés :

  • Identifiant société : Récupéré uniquement depuis un export Sellsy, ce critère ne doit être sélectionné QUE dans le cadre d’un import de mise à jour et non lors d’un import de création de nouvelle société.

  • Référence : Référence de la société affichée sur la fiche société.

  • Nom : Nom de la société.

  • Email : Email de la société.

  • SIRET : Numéro du système d’identification du répertoire des établissements de la société.

  • SIREN : Numéro du système d’identification du répertoire des entreprises de la société.

Pour les adresses :

  • Identifiant adresse : Récupéré uniquement depuis un export Sellsy, ce critère ne doit être sélectionné QUE dans le cadre d’un import de mise à jour et non lors d’un import de création de nouvelle société.

  • Nom adresse : Nom associé à l’adresse.

Pour les contacts :

  • Identifiant contact : Récupéré uniquement depuis un export Sellsy, , ce critère ne doit être sélectionné QUE dans le cadre d’un import de mise à jour et non lors d’un import de création de nouvelle société.

  • Nom contact : Nom de famille du contact.

  • Prénom contact : Prénom du contact.

  • Email contact : Adresse email du contact.

Puis, cliquez sur “Continuer”.


Options de création

Par la suite, sélectionnez en détail les paramètres de votre import, afin de déterminer les actions que nous allons effectuer lors du traitement de votre import.

Si une donnée de votre fichier n’existe pas dans Sellsy, vous avez deux possibilités :

  • Ajouter la donnée pour qu’elle puisse être prise en compte.

  • Ignorer et ne pas l’ajouter pour qu’elle ne soit pas importée.


Mise à jour des données

Si la donnée de votre fichier est identique à celle de Sellsy, vous avez deux possibilités :

  • Mettre à jour la donnée : La donnée identique du fichier trouvée par rapport au critère de comparaison renseigné(s) est mise à jour dans Sellsy.

  • Ignorer et de ne pas la mettre à jour : La donnée identique du fichier trouvée par rapport au(x) critère(s) de comparaison renseigné(s) est ignorée et n’est pas mise à jour dans Sellsy.

Si une cellule de votre fichier est vide, vous avez deux possibilités :

  • Ignorer et de ne rien faire : La cellule du fichier est ignorée et n’est pas importé dans Sellsy.

  • Remplacer par une valeur vide : La cellule du fichier est prise en compte et une valeur vide remplace celle existante dans Sellsy.

Concernant les Smart-tags de votre fichier, vous avez deux possibilités :

  • Ajouter les Smart-tags de votre fichier à ceux déjà existants dans Sellsy.

  • Remplacer les smart-tags existants dans Sellsy par ceux de votre fichier.

Bon à savoir : En survolant l'icône "i" au bout de chaque ligne, vous obtiendrez des informations supplémentaires sur les différentes options possibles.

Lorsque ces paramètres sont sélectionnés, cliquez sur “Continuer”, puis sur “Importer mon fichier”.



Import de votre fichier

L’import de données peut se faire de deux façons : glissez votre fichier directement sur l’interface ou choisissez-le depuis votre ordinateur en cliquant sur “Sélectionner un fichier”.

Une fois sélectionné, confirmez ou modifiez la ligne d’en-tête de votre fichier puis validez en appuyant sur “Continuer”.

Bon à savoir : Vous avez la possibilité de ne pas sélectionner la ligne d’en-tête de votre fichier, il vous suffit de cliquer sur “Ignorez et utilisez des signes alphabétiques comme en-têtes” ou bien d’aller sur le carré vide en haut à gauche.

Puis, si la correspondance de vos données n’est pas tout à fait exacte, vous êtes amené à faire correspondre le nom des colonnes de votre fichier (à gauche) aux champs du template correspondant au type de données sélectionné (à droite).

Pour finaliser cette étape, cliquez sur “Continuer”.

Par la suite, vérifiez et visualisez vos données en rectifiant les erreurs directement depuis l’interface si nécessaire. Continuer l’import en cliquant sur “Importer X lignes”.

Confirmez le lancement de votre import de catalogue produit en cliquant sur “Envoyer”.

Bon à savoir : L’import réalisé apparaît dans votre historique avec le statut de l’import (en attente, en cours de traitement, traité annulé). Vous avez la possibilité de cliquer sur “Voir” pour consulter l’ensemble des détails.

Vous pouvez réaliser différentes actions, comme télécharger le fichier d’import ou d’erreur, et annuler l’import.

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