Explication de l'automatisation
L'automatisation "Assurer un suivi continu de vos documents" vous permet de créer automatiquement une tùche dÚs qu'un document passe au statut de votre choix.
Voici comment cela fonctionne Ă©tape par Ă©tape :
Déclencheur (le point de départ)
L'automatisation se déclenche lorsqu'un document du type sélectionné passe au statut défini. Vous définissez :
Le type de document concerné
Le statut du document qui déclenche l'automatisation
Exemples de déclencheurs :
Une facture passe au statut "Payée"
Un devis passe au statut "Accepté"
Action automatique
DÚs que la condition est remplie, Sellsy Automatisations crée automatiquement une tùche selon les paramÚtres que vous aurez définis en amont.
En résumé, cette automatisation vous permet de structurer vos suivis, limiter les oublis et gagner du temps dans la gestion quotidienne de vos documents.
Activation de lâautomatisation :
1- Accédez à la section Automatisations depuis le menu principal de Sellsy.
2- En cliquant sur âExplorez les modĂšles"; vous accĂ©dez Ă notre bibliothĂšque de modĂšles prĂ©configurĂ©s.
3- Choisissez le modĂšle nommĂ© "Assurer un suivi continu de vos documents" et cliquez sur âUtiliser le modĂšleâ.
4- La fenĂȘtre de configuration de l'automatisation s'ouvre sur la droite de l'Ă©cran. Cliquez sur "Suivant : Configurer 2 Ă©tapes" pour personnaliser le modĂšle selon vos besoins
Configuration du modĂšle
1. Définir le déclencheur
Vous devez d'abord définir les éléments déclencheurs suivants :
Le type de document concerné
Le statut du document qui déclenche l'automatisation
2. Définir les détails de la tùche
Vous devez ensuite définir les détails de la tùche à créer automatiquement :
Titre de la tĂąche
Description de la tĂąche
Label
Date et heure
Responsable
Autres collaborateurs
Priorité
Notification de rappel
Rappel par email
Bon à savoir : pour recevoir une notification (dans Sellsy ou par email) dÚs la création d'une tùche, il est nécessaire d'avoir correctement paramétré vos notifications dans Sellsy :
Rendez-vous dans "RĂ©glages" > "Mon profil" > "Notifications emails" > "TĂąches".
Dans le champ "Objets", sélectionnez "les miens + ceux partagés avec moi".
Cochez l'option "création".
Pour en savoir plus sur les notifications, vous pouvez consulter cet article.
Finalisation
Une fois la configuration terminĂ©e, cliquez sur âActiver lâautomatisationâ en bas Ă droite de lâĂ©cran.
Votre automatisation est maintenant opérationnelle : dÚs qu'un document atteindra le statut sélectionné, Sellsy créera automatiquement une tùche de suivi.
Si vous souhaitez renommer ou supprimer cette automatisation, consultez lâarticle Configurer et activer une automatisation dans Sellsy pour connaĂźtre la marche Ă suivre.