Comprendre la synchronisation email
La synchronisation de votre compte email vous permet de recevoir et d'envoyer des emails directement depuis Sellsy.
Tous les emails envoyés seront automatiquement ajoutés dans la rubrique "Emails envoyés" sur vos autres logiciels de messagerie (Gmail, Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) sur tous appareils confondus (ordinateur, mobile, tablette, etc.).
Tous les emails reçus sur votre compte email seront associés aux fiches sociétés, contacts, opportunités, documents (devis, factures, etc.) si Sellsy identifie des éléments de correspondance : email contact, numéro d'opportunité, numéro de document.
Nous nous appuyons sur le service Nylas pour gérer la réception et l'envoi de vos emails.
Fonctionnalités disponibles
Une fois votre compte email connecté à votre compte Sellsy, vous aurez accÚs à vos emails directement dans Sellsy, dans le module Email qui est disponible dans la barre en haut de l'interface. Vous pourrez ainsi :
Consulter les emails envoyés, reçus, programmés et votre boßte d'envoi
Rechercher par objet, expéditeur ou destinataire
GĂ©rer les emails lus et non lus
Consulter et gérer les liaisons avec les différents objets, individuellement et en masse
Bon Ă savoir :
Il n'est pas possible de synchroniser plusieurs comptes email, nous autorisons la synchronisation d'un seul compte email par collaborateur. Cette adresse email pourra ĂȘtre diffĂ©rente de votre adresse email de connexion
Les alias ne sont pas supportés
Attention : Dans cet article, nous traitons uniquement de l'envoi d'emails transactionnels (prise de contact avec un prospect, envoi d'une facture, etc.) et non de l'envoi de campagnes marketing de type emailing. Pour plus d'informations sur les campagnes emailing, consultez : Marketing - Introduction aux campagnes emailing
Synchroniser un compte Google
Lors de la premiÚre utilisation de la fonctionnalité Email, si vous cliquez sur "Envoyer un email", alors vous serez automatiquement redirigé vers la configuration du module email. Vous pouvez également vous rendre dans "Menu > Réglages > Mes paramÚtres d'email" et cliquer sur "Configurer le service email".
1/ Cliquez sur lâicĂŽne "Gmail".
2/ Choisissez le compte Google que vous souhaitez synchroniser puis cliquez sur âContinuerâ.
3/ Une fois le compte choisi, vous recevez une information de la part de Google sur lâaccĂšs Ă vos donnĂ©es depuis Sellsy. Vous avez le dĂ©tail des informations que vous partagez avec Sellsy.
4/ Une fois que vous avez autorisĂ© la synchronisation de votre compte, vous ĂȘtes redirigĂ© vers la page sur laquelle vous vous trouviez, le module est configurĂ©.
Synchroniser un compte Office 365
Lors de la premiÚre utilisation de la fonctionnalité Email, si vous cliquez sur "Envoyer un email", alors vous serez automatiquement redirigé vers la configuration du module email. Vous pouvez également vous rendre dans "Menu > Réglages > Mes paramÚtres d'email" et cliquer sur "Configurer le service email".
1/ Cliquez sur lâicĂŽne "Office 365".
2/ Choisissez le compte que vous souhaitez synchroniser ou saisissez les identifiants de votre compte email.
3/ Une fois que vous ĂȘtes bien connectĂ©, vous ĂȘtes redirigĂ© sur la page de confirmation.
4/ Vous pouvez cliquer sur "Continuer" pour ĂȘtre redirigĂ© vers la page sur laquelle vous Ă©tiez, le module est configurĂ©.
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Synchroniser un compte d'un autre fournisseur (OVH, Gandi, Ionos, Orange, etc.)
Si votre compte email est hĂ©bergĂ© chez un fournisseur autre que Google ou Microsoft Office 365, vous pouvez tout de mĂȘme le synchroniser avec Sellsy.
Lors de la premiÚre utilisation de la fonctionnalité Email, si vous cliquez sur "Envoyer un email", alors vous serez automatiquement redirigé vers la configuration du module email. Vous pouvez également vous rendre dans "Menu > Réglages > Mes paramÚtres d'email" et cliquer sur "Configurer le service email".
1/ Cliquez sur lâicĂŽne "Autre".
2/ Cliquez sur "Continue with IMAP".
3/ Saisissez les identifiants de votre compte email (adresse email et mot de passe) puis ajoutez les informations serveur de votre fournisseur email (que vous trouverez ci-dessous) avant de cliquer sur "Next" pour valider.
Informations serveur des principaux fournisseurs email
OVH :
IMAP host : imap.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net / Port 993
SMTP host : smtp.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net / Port 465
GANDI :
IMAP host : mail.gandi.net / Port 993
SMTP host : mail.gandi.net / Port 587
IONOS :
IMAP host : imap.ionos.fr / Port 993
SMTP host : smtp.ionos.fr / Port 465
ORANGE :
IMAP host : imap.orange.fr / Port 993
SMTP host : smtp.orange.fr / Port 465
SFR :
IMAP host : imap.sfr.fr / Port 993
SMTP host : smtp.sfr.fr / Port 465
FREE :
IMAP host : imap.free.fr / Port 993
SMTP host : smtp.free.fr / Port 465 ou 587
Yahoo :
IMAP host : imap.mail.yahoo.com / Port 993
SMTP host : smtp.mail.yahoo.com / Port 587
Synchroniser un compte Hotmail
Si votre compte email est hĂ©bergĂ© chez Hotmail (@hotmail.com) et non Microsoft Office 365, vous pouvez tout de mĂȘme le synchroniser avec Sellsy.
Lors de la premiÚre utilisation de la fonctionnalité Email, si vous cliquez sur "Envoyer un email", alors vous serez automatiquement redirigé vers la configuration du module email. Vous pouvez également vous rendre dans "Menu > Réglages > Mes paramÚtres d'email" et cliquer sur "Configurer le service email".
1/ Cliquez sur lâicĂŽne "Autre".
2/ Cliquez sur "View all providers".
3/ Cliquez sur "Microsoft" puis connectez votre compte Hotmail.
Statut de synchronisation du compte email
Pour consulter le statut de synchronisation de votre compte email, rendez-vous dans "Menu > RĂ©glages > Mes paramĂštres d'email".
Statut "En attente de synchronisation" : La synchronisation est initialisée sur le service de synchronisation, vous devez patienter environ 15 minutes pour que l'envoi d'email soit disponible
Statut "Ăchec d'authentification" : Votre compte email n'est plus correctement synchronisĂ©, vous devez le dĂ©connecter et le reconnecter en cliquant sur "DĂ©connecter mon adresse email"
Statut "Connecté" : Votre compte est correctement connecté et synchronisé
Déconnecter le compte email synchronisé
Vous pouvez déconnecter un compte email qui est synchronisé en vous rendant dans "Menu > Réglages > Mes paramÚtres d'email" puis en cliquant sur "Déconnecter mon adresse email".
L'historique des emails qui ont été liés à des sociétés, contacts, opportunités, documents de vente ou documents d'achat seront conservés sur Sellsy.
Vous devez ensuite confirmer la dĂ©connexion du compte email en cliquant sur âConfirmer et dĂ©connecterâ
Les options de configuration
Toutes ces options sont disponibles dans "Menu > RĂ©glages > Mes paramĂštres d'email".
Copie de l'email
Cette option vous permet de vous mettre en copie, automatiquement, Ă l'envoi de chaque email.
Bon Ă savoir :
C'est votre adresse email de connexion à Sellsy qui sera ajoutée en copie (celle qui se trouve dans "Menu > Réglages > Mes informations & photo")
Il s'agit d'une copie cachĂ©e (CCI). Votre destinataire ne verra donc pas que vous vous ĂȘtes ajoutĂ© en copie de l'email qu'il vient de recevoir
Document joint automatiquement
En activant cette option, le fichier PDF du document sera automatiquement ajouté en piÚce jointe lorsque vous l'enverrez par email.
Attention : Afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les profils de type collaborateur doivent avoir le droit "AccÚs aux fichiers" dans la section "Fonctionnalités diverses" de leur profil de privilÚges. Les privilÚges sont modifiables par les administrateurs depuis "Menu > Réglages > Profils de privilÚges".
Mode privé sur vos emails
En activant cette option, vos emails envoyĂ©s et reçus seront disponibles sur lâactivitĂ© (fiches contact, fiches prospect, fiches opportunitĂ©, etc.) uniquement pour votre accĂšs et pour les collaborateurs que vous avez ajoutĂ©s en CC et CCI.
Bon Ă savoir : Ce mode peut ĂȘtre activĂ© Ă tout moment et est rĂ©troactif sur les emails prĂ©cĂ©demment envoyĂ©s et reçus en mode public. Sa dĂ©sactivation est Ă©galement rĂ©troactive.
Pour aller plus loin