Synchroniser et paramétrer mon compte email

La synchronisation de votre compte email vous permet de recevoir et d’envoyer des emails directement depuis Sellsy.

Tous les emails envoyés seront automatiquement ajoutés dans la rubrique “Emails envoyés” sur vos autres logiciels de messagerie (Gmail, Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) sur tous appareils confondus (ordinateur, mobile, tablette, etc.).

Tous les emails reçus sur votre compte email seront associés aux fiches sociétés, contacts, opportunités, documents (devis, factures, etc.) si Sellsy identifie des éléments de correspondance : email contact, numéro d’opportunité, numéro de document.

Nous nous appuyons sur le service Nylas pour gérer la réception et l’envoi de vos emails.

Une fois votre compte email connecté à votre compte Sellsy, vous aurez accès à vos emails directement dans Sellsy, dans le module Email qui est disponible dans la barre en haut de l'interface. Vous pourrez ainsi :

Consulter les emails envoyés, reçus, programmés et votre boîte d'envoi,
Rechercher par objet, expéditeur ou destinataire,
Gérer les emails lus et non lus,
Consulter et gérer les liaisons avec les différents objets, individuellement et en masse,
Etc.

Bon à savoir :

Il n’est pas possible de synchroniser plusieurs comptes email, nous autorisons la synchronisation d’un seul compte email par collaborateur. Cette adresse email pourra être différente de votre adresse email de connexion.
Les alias ne sont pas supportés.

Attention : dans cet article, nous traitons uniquement de l’envoi d’emails transactionnels (prise de contact avec un prospect, envoi d’une facture, etc.) et non de l’envoi de campagnes marketing de type emailing. Pour plus d’informations sur les campagnes emailing, consultez : Marketing - Introduction aux campagnes emailing

Synchroniser mon compte email Google

Lors de la première utilisation de la fonctionnalité Email, si vous cliquez sur “Envoyer un email”, alors vous serez automatiquement redirigé vers la configuration du module email. Vous pouvez également vous rendre dans Menu > Réglages > Mes paramètres d'email et cliquer sur "Configurer le service email".

1/ Cliquez sur l’icône "Gmail".

2/ Choisissez le compte Google que vous souhaitez synchroniser puis cliquez sur “Continuer”.

3/ Une fois le compte choisi, vous recevez une information de la part de Google sur l’accès à vos données depuis Sellsy. Vous avez le détail des informations que vous partagez avec Sellsy.

4/ Une fois que vous avez autorisé la synchronisation de votre compte, vous êtes redirigé vers la page sur laquelle vous vous trouviez, le module est configuré.

Synchroniser mon compte email Office 365

1/ Cliquez sur l’icône "Office 365".

2/ Choisissez le compte que vous souhaitez synchroniser ou saisissez les identifiants de votre compte email.

3/ Une fois que vous êtes bien connecté, vous êtes redirigé sur la page de confirmation.

4/ Vous pouvez cliquer sur "Continuer" pour être redirigé vers la page sur laquelle vous étiez, le module est configuré.

Synchroniser mon compte email d'un autre fournisseur (OVH, Gandi, Ionos, Orange, etc.)

Si votre compte email est hébergé chez un fournisseur autre que Google ou Microsoft Office 365, vous pouvez tout de même le synchroniser avec Sellsy.

1/ Cliquez sur l’icône "Autre".

2/ Cliquez sur "Continue with IMAP".

3/ Saisissez les identifiants de votre compte email (adresse email et mot de passe) puis ajoutez les informations serveur de votre fournisseur email (que vous trouverez ci-dessous) avant de cliquer sur "Next" pour valider.

Informations serveur des principaux fournisseurs email

OVH :

IMAP host : imap.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net / Port 993
SMTP host : smtp.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net / Port 465

GANDI :

IMAP host : mail.gandi.net / Port 993
SMTP host : mail.gandi.net / Port 587

IONOS :

IMAP host : imap.ionos.fr / Port 993
SMTP host : smtp.ionos.fr / Port 465

ORANGE :

IMAP host : imap.orange.fr / Port 993
SMTP host : smtp.orange.fr / Port 465

SFR :

IMAP host : imap.sfr.fr / Port 993
SMTP host : smtp.sfr.fr / Port 465

FREE :

IMAP host : imap.free.fr / Port 993
SMTP host : smtp.free.fr / Port 465 ou 587

Yahoo :

IMAP host : imap.mail.yahoo.com / Port 993
SMTP host : smtp.mail.yahoo.com / Port 587

Synchroniser mon compte email Hotmail

Si votre compte email est hébergé chez Hotmail (@hotmail.com) et non Microsoft Office 365, vous pouvez tout de même le synchroniser avec Sellsy.

1/ Cliquez sur l’icône "Autre".

2/ Cliquez sur "View all providers".

3/ Cliquez sur "Microsoft" puis connectez votre compte Hotmail.

Statut de synchronisation du compte email

Pour consulter le statut de synchronisation de votre compte email, rendez-vous dans Menu > Réglages > Mes paramètres d'email.

Statut “En attente de synchronisation” : La synchronisation est initialisée sur le service de synchronisation, vous devez patienter environ 15 minutes pour que l’envoi d’email soit disponible.
Statut “Échec d’authentification” : Votre compte email n’est plus correctement synchronisé, vous devez le déconnecter et le reconnecter en cliquant sur “Déconnecter mon adresse email”.
Statut “Connecté” : Votre compte est correctement connecté et synchronisé.

Déconnecter le compte email synchronisé

Vous pouvez déconnecter un compte email qui est synchronisé en vous rendant dans Menu > Réglages > Mes paramètres d'email puis en cliquant sur “Déconnecter mon adresse email”.

L’historique des emails qui ont été liés à des sociétés, contacts, opportunités, documents de vente ou documents d’achat seront conservés sur Sellsy.

Vous devez ensuite confirmer la déconnexion du compte email en cliquant sur “Confirmer et déconnecter”

Les options

Toutes ces options sont disponibles dans Menu > Réglages > Mes paramètres d'email.

Copie de l'email

Cette option vous permet de vous mettre en copie, automatiquement, à l'envoi de chaque email.

Bon à savoir :

C'est votre adresse email de connexion à Sellsy qui sera ajoutée en copie (celle qui se trouve dans Menu > Réglages > Mes informations & photo)
Il s'agit d'une copie cachée (CCI). Votre destinataire ne verra donc pas que vous vous êtes ajouté en copie de l'email qu'il vient de recevoir.

Document joint automatiquement

En activant cette option, le fichier PDF du document sera automatiquement ajouté en pièce jointe lorsque vous l'enverrez par email.

Attention : afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les profils de type collaborateur doivent avoir le droit “Accès aux fichiers” dans la section "Fonctionnalités diverses" de leur profil de privilèges. Les privilèges sont modifiables par les administrateurs depuis Menu > Réglages > Profils de privilèges.

Mode privé sur vos emails

En activant cette option, vos emails envoyés et reçus seront disponibles sur l‘activité (fiches contact, fiches prospect, fiches opportunité, etc.) uniquement pour votre accès et pour les collaborateurs que vous avez ajoutés en CC et CCI.

Bon à savoir : Ce mode peut être activé à tout moment et est rétroactif sur les emails précédemment envoyés et reçus en mode public. Sa désactivation est également rétroactive.