L'import de factures fournisseurs dans Sellsy permet une analyse automatique de vos documents d'achat (factures, reçus, notes de restaurant ou de parking...).
Pour en bénéficier, il vous suffit de télécharger vos documents (JPEG, PNG, WEBP image ou PDF) sur Sellsy, qui va ensuite les analyser et vous proposer automatiquement le remplissage des différents champs (fournisseur, date, montants, taxes...).
Pour utiliser la fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Achats > Importer des factures.
Bon à savoir : Vous devez avoir préalablement activé les modules Achats & marges et Exports comptables depuis la liste de vos modules.
Ensuite, cliquez sur “Importer des documents” ou glissez-déposez votre ou vos documents dans la page. Nous allons importer vos factures, les traiter et les ajouter à la liste pour validation.
Bon à savoir : si vous obtenez le message d'erreur "Fichier invalide. Vérifiez le poids et le format." après avoir importé un document, assurez-vous qu'il ne dépasse pas 5 pages, qu'il est inférieur à 5MB et qu'il est de type JPEG, PNG, WEBP image ou PDF.
Alternative : Dans le menu Achats > Importer des factures, en dessous du bouton “Importer des documents”, dans la section “Envoyer des documents par email”, vous trouverez une adresse email de type ocr.xxx@sellsy.net. Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer vos documents (PDF) par email directement sur cette adresse.
Attention : L’envoi vers cette adresse ne pourra être effectué que depuis l’adresse email de connexion d’un collaborateur de votre compte Sellsy ayant les droits d’accès à ce module.
Les documents vont ensuite apparaître dans la liste des documents en attente de vérification. D’ici, vous pourrez aller vérifier et valider les documents.
La visualisation et la validation de ces factures sont soumises à permissions. L’administrateur du compte doit activer ce droit via les profils de privilèges.
Attention : notre intelligence artificielle ne permet pas encore de traiter les documents avec plusieurs pages. Cependant, si vous téléchargez un document avec plusieurs pages, vous pourrez le vérifier manuellement.
Enfin, passez à la vérification d’un document. Depuis ce formulaire, vérifiez les données pré-remplies, remplissez les données manquantes et validez la création de la facture fournisseur.
Attention : cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée pour importer des avoirs fournisseur. Un avoir fournisseur devra être créé directement depuis le menu Achats > Créer un avoir fournisseur.
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