Importer des factures et avoirs fournisseurs dans Sellsy

L’import de factures et d’avoirs fournisseurs permet à Sellsy d’analyser automatiquement vos documents d’achat afin de détecter certaines informations qu’ils contiennent : fournisseur, date, montants, taxes, lignes de facturation, devise, etc.

Cette fonctionnalité vous aide à gagner du temps lors de la saisie de vos documents, en vous proposant de pré-remplir automatiquement les champs nécessaires à la création d’une facture ou d’un avoir fournisseur.

⚠️ Attention : Les informations détectées automatiquement doivent toujours être vérifiées avant la création définitive du document dans Sellsy.

La personne qui importe le document est responsable de la vérification, de la correction si nécessaire, puis de la validation des informations pré-remplies. L’outil d’import a pour objectif d’assister la saisie grâce à l’automatisation, mais ne se substitue pas à un contrôle humain.

Avant de valider le document, assurez-vous que les données enregistrées dans Sellsy correspondent bien au document d’origine et aux exigences comptables applicables. Si certaines informations sont manquantes, incorrectes ou incomplètes, vous devez les corriger ou les compléter manuellement.

Accéder à l'import des documents d'achat

Pour utiliser la fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Achats > Importer factures & avoirs.

Bon à savoir : Vous devez avoir préalablement activé les modules Achats et Exports Comptables depuis la liste de vos modules.

Importer vos documents

Ensuite, cliquez sur “Importer factures & avoirs”. Une page d'import s'ouvrira ensuite. Vous pouvez glisser vos documents ou cliquer sur "Importer" pour transmettre vos fichiers.

Bon à savoir : vous pouvez importer un nombre illimité de factures. En revanche, chaque document est limité à 10 pages. Si un message d’erreur « Fichier invalide. Vérifiez le poids et le format. » s’affiche après l’import, vérifiez que le fichier ne dépasse pas 10 pages, qu’il pèse moins de 5 Mo et qu’il est au format JPEG, PNG, WEBP ou PDF.

Alternative : importer par email

Sur cet écran d’import, une adresse e-mail de type ocr.xxx@sellsy.net est mise à votre disposition. Vous pouvez l’utiliser pour transférer vos e-mails et importer automatiquement vos factures.

Important : Seules les factures envoyées depuis une adresse e-mail associée à votre compte Sellsy peuvent être importées automatiquement. Toutefois, si vous souhaitez contourner ce prérequis, vous pouvez mettre en place une règle de redirection automatique.

Les documents apparaîtront ensuite dans la liste « À vérifier ». Depuis cet espace, vous pourrez les contrôler, les valider ou les supprimer. Pour lancer la vérification, cliquez sur le menu à trois points situé à droite du document.

La visualisation et la validation de ces factures et avoirs sont soumises à permissions. L’administrateur du compte doit activer ce droit via les profils de privilèges.

Vérifier et valider vos documents

Enfin, passez à la vérification d’un document. Depuis ce formulaire, vérifiez les données pré-remplies, remplissez les données manquantes et validez la création de la facture ou de l'avoir fournisseur.

Pour aller plus loin

Reconnaissance automatique des factures OCR, retour sur une notion clé : principe et fonctionnement.