Importer des factures fournisseurs dans Sellsy

L'import de factures fournisseurs dans Sellsy permet une analyse automatique de vos documents d'achat (factures, reçus, notes de restaurant ou de parking...).

Pour en bénéficier, il vous suffit de télécharger vos documents (JPEG, PNG, WEBP image ou PDF) sur Sellsy, qui va ensuite les analyser et vous proposer automatiquement le remplissage des différents champs (fournisseur, date, montants, taxes...).

Accéder à l'import de factures

Pour utiliser la fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Achats > Importer des factures.

Bon à savoir : Vous devez avoir préalablement activé les modules Achats & marges et Exports comptables depuis la liste de vos modules.

Importer vos documents

Ensuite, cliquez sur “Créer une facture fournisseur”, puis “Importer une facture” ou glissez-déposez votre ou vos documents dans la page. Nous allons importer vos factures, les traiter et les ajouter à la liste pour validation.

Bon à savoir : si vous obtenez le message d'erreur "Fichier invalide. Vérifiez le poids et le format." après avoir importé un document, assurez-vous qu'il ne dépasse pas 10 pages, qu'il est inférieur à 5MB et qu'il est de type JPEG, PNG, WEBP image ou PDF.

Alternative : importer par email

Dans le menu Achats > Importer des factures, au-dessus du bouton “Importer”, dans la section “Envoyer des documents par email”, vous trouverez une adresse email de type ocr.xxx@sellsy.net. Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer vos documents (PDF) par email directement sur cette adresse.

Attention : Seules les factures envoyées depuis une adresse e-mail associée à votre compte Sellsy peuvent être importées automatiquement. Toutefois, si vous souhaitez contourner ce prérequis, vous pouvez mettre en place une règle de redirection automatique.

Les documents vont ensuite apparaître dans la liste des documents "A vérifier". D’ici, vous pourrez aller vérifier, valider ou supprimer les documents. Pour commencer la vérification, cliquez sur le bouton 3 points à droite du document.

La visualisation et la validation de ces factures sont soumises à permissions. L’administrateur du compte doit activer ce droit via les profils de privilèges.

Vérifier et valider vos documents

Enfin, passez à la vérification d’un document. Depuis ce formulaire, vérifiez les données pré-remplies, remplissez les données manquantes et validez la création de la facture fournisseur.

Attention : cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée pour importer des avoirs fournisseur. Un avoir fournisseur devra être créé directement depuis le menu Achats > Créer un avoir fournisseur.

Pour aller plus loin

Reconnaissance automatique des factures OCR, retour sur une notion clé : principe et fonctionnement.