Le paramĂ©trage des prĂ©fĂ©rences du module de comptabilitĂ© est accessible mĂȘme avec des connaissances de base en comptabilitĂ©. La plupart des rĂ©glages par dĂ©faut sont adaptĂ©s Ă un usage standard et peuvent gĂ©nĂ©ralement ĂȘtre conservĂ©s.
AccÚs aux préférences
Pour accéder aux préférences du module de comptabilité, rendez-vous dans "Menu" > "Réglages" > "Module Sellsy" > "Comptabilité".
Configuration des journaux comptables
Dans la premiĂšre section "Journaux", vous pouvez personnaliser le nom des codes des journaux comptables. Ces codes apparaĂźtront dans la colonne "Code journal" de vos exports comptables.
ParamĂštres du plan comptable
Accédez à la section "ParamÚtres du plan comptable" pour configurer vos codes comptables.
Attention : Veillez à bien paramétrer le code comptable de vente par défaut, car c'est celui qui sera automatiquement appliqué à toutes les lignes simples que vous ajouterez dans vos documents.
Configuration de la comptabilité analytique
Cliquez sur la section "Comptabilité analytique" pour accéder aux options correspondantes.
Pour activer la gestion de la comptabilité analytique, cochez la case "Utilisation de la comptabilité analytique".
Vous pouvez ensuite choisir le mode de gestion analytique adapté à votre activité :
Par produits : recommandé si vous exercez une activité de négoce
Par affaires : recommandé si vous exercez une activité de prestation de service
Une fois configurées, les lignes analytiques seront automatiquement ajoutées dans vos exports comptables
Configuration de la comptabilité auxiliaire
Dans la section "Comptabilité auxiliaire", cochez "Utilisation des comptes auxiliaires" si vous souhaitez activer la gestion de la comptabilité auxiliaire.
Vous pouvez ensuite paramétrer le format de vos comptes auxiliaires :
Code : la racine du compte pour les clients et pour les fournisseurs
Format : le nombre de caractĂšres du nom du client/fournisseur
Compteur : il se génÚre automatiquement pour éviter les doublons
Envoi automatique en comptabilité
La section "Envoi en compta automatique" vous permet de dĂ©finir Ă quelle Ă©tape vos documents de vente et d'achat doivent ĂȘtre envoyĂ©s en comptabilitĂ© automatiquement.
Le paramétrage distingue deux types de documents :
Les documents standard, pour lesquels l'automatisation repose sur les statuts standards du document.
Les documents électroniques, pour lesquels l'automatisation repose sur les statuts liés à leur cycle de vie électronique.
Bon à savoir : les statuts standards et les statuts du cycle de vie électronique sont deux systÚmes distincts et ne sont pas complémentaires. Une facture est soit une facture standard et suit les statuts standards, soit une facture électronique et suit les statuts de son cycle de vie électronique.
Pour une facture électronique, vous pouvez déclencher l'envoi en comptabilité selon les étapes suivantes de son cycle de vie :
Statut | Description |
DĂ©posĂ©e | La facture a Ă©tĂ© finalisĂ©e puis transmise Ă Sellsy PA. Son dĂ©pĂŽt a Ă©tĂ© acceptĂ© aprĂšs les contrĂŽles effectuĂ©s par la plateforme : elle est conforme et prĂȘte Ă ĂȘtre transmise. |
Ămise | Sellsy PA a transmis la facture Ă la plateforme agrĂ©Ă©e du destinataire. |
Reçue | La plateforme agréée du destinataire confirme avoir reçu la facture du fournisseur. |
Mise à disposition | La plateforme agréée du destinataire indique que la facture a été mise à disposition de l'acheteur. |
Prise en charge | L'acheteur accuse réception de la facture et commence son traitement. |
Approuvée | L'acheteur accepte la facture dans son intégralité. |
Approuvée partiellement | L'acheteur n'accepte qu'une partie de la facture. |
Cette automatisation permet d'envoyer chaque facture en comptabilité dÚs qu'elle atteint le statut défini, en fonction de sa nature : standard ou électronique.
Vous pouvez également choisir d'envoyer vos documents en comptabilité manuellement.
Personnalisation des colonnes d'export
Pour définir quelles colonnes vous souhaitez exporter et dans quel ordre, accédez directement à votre journal des ventes.
Cliquez sur l'icÎne en forme de roue crantée, puis sur "Gestion des colonnes".
Vous pouvez alors :
Cocher les colonnes que vous souhaitez faire apparaĂźtre
Modifier leur ordre en les déplaçant dans l'espace "Colonnes visibles"