Comprendre le statut brouillon
À la création d'une facture ou d'un avoir, le document est au statut "Brouillon". Ce statut permet de préparer le document sans obtenir de numérotation définitive.
Il est ensuite possible de valider la facture ou l'avoir brouillon pour le transformer en facture définitive ou en avoir définitif.
Privilèges nécessaires
Attention : Pour finaliser des documents brouillons, certains privilèges sont requis pour les profils de type collaborateur :
Pour finaliser une facture brouillon en facture : privilège "Valider des factures" activé
Pour finaliser un avoir brouillon en avoir : privilège "Valider des avoirs" activé
Les privilèges sont modifiables par les administrateurs dans "Menu" > "Réglages" > "Profils de privilèges".
Finaliser un document brouillon
Pour retrouver vos factures et vos avoirs brouillons, cliquez sur le menu “Facturation” dans la barre latérale à gauche de l'interface, puis sur “Liste des brouillons”.
Vous avez alors accès à la liste de vos factures et de vos avoirs brouillons.
En cliquant sur un document, vous accéderez à toutes les informations concernant votre facture ou votre avoir brouillon. Tant que votre document est en brouillon, il ne possède pas sa numérotation définitive. Vous devrez, pour obtenir la numérotation définitive, finaliser votre facture ou votre avoir en cliquant sur “Finaliser en facture” ou "Finaliser en avoir".
Un pop-up s'affiche alors à l'écran, vous permettant de confirmer la finalisation. Si tout est ok, cliquez sur "Finaliser". Le document est alors finalisé et peut donc être envoyé à votre client et/ou envoyé en comptabilité.
Attention : Une fois validé, aucun retour en arrière n'est possible. Votre facture ou votre avoir :
Prendra un numéro officiel définitif
Sera comptabilisé dans votre chiffre d'affaires
Ne pourra plus être modifié librement
Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de finaliser le document.
Bon à savoir : Pour activer la numérotation brouillon, veuillez prendre contact avec notre équipe support.