Envoyer un document pour signature électronique
Sellsy vous permet de faire signer électroniquement vos documents de vente en quelques clics. Ils peuvent être envoyés à la fois au contact lié au document, mais aussi à l’un de vos collaborateurs en charge du dossier.
Attention : pour envoyer un document en signature électronique, les profils de type collaborateur doivent avoir le privilège "Création de signature électronique" activé. Les privilèges sont modifiables par les administrateurs depuis Menu > Réglages > Profils de privilèges.
Pour envoyer votre document en signature, rendez-vous sur votre document puis cliquez sur l’onglet “Signature électronique”.
Cliquez ensuite sur le bouton “Cliquez ici pour activer la signature électronique”.
La fenêtre vous propose de choisir le destinataire de la signature électronique et l'email d'invitation à la signature électronique.
Le destinataire peut être à la fois le contact lié au document, mais aussi un collaborateur de votre compte Sellsy.
Le numéro de téléphone (fixe ou mobile) et l'email du destinataire sont obligatoires, ceci dans le but de qualifier les signataires en cas de litige de la signature électronique et apporter une plus grande sécurité.
En cliquant sur "Envoyer" le document passe automatiquement en statut "Envoyé".
Lorsque le document aura été signé par l'ensemble des signataires, il passera automatiquement en statut "Accepté".
Si vous souhaitez relancer les signataires qui n’ont toujours pas signé électroniquement, cliquez sur le bouton “Relancer les signataires” depuis l’onglet “Signature électronique”.
Attention :
La signature électronique ne peut pas être activée sur un document expiré. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier le document en amont afin d'ajuster la date dans le champ "à signer avant le".
Une relance de signature électronique ne peut pas être effectuée sur un document expiré. Dans ce cas, il est nécessaire d'annuler la demande de signature, modifier le document afin d'ajuster la date dans le champ "à signer avant le" puis renouveler la demande de signature.
Suivre la signature électronique des documents
Pour suivre l'état des signatures, il est possible d’ajouter une colonne signature électronique dans la liste de vos documents.
Pour cela, rendez-vous sur la gestion des colonnes en haut à droite de votre liste de devis par exemple et choisissez la colonne “Signature électronique”.
Avec cette nouvelle colonne, vous pouvez voir l'état des signatures sur chaque document.
Vous pouvez également ajouter un filtre pour isoler les documents qui possèdent des signatures électroniques.
Bon à savoir : l'email d'invitation à la signature électronique ne sera pas visible dans le dossier "Messages envoyés" de votre compte email connecté à Sellsy mais sera disponible dans l'onglet "Emails" ou "Emails historiques" (selon la configuration de votre compte) du document.
Modifier un document envoyé pour signature électronique
Dans le cas où le document a déjà été signé, ce dernier ne sera légalement plus modifiable.
Si le document n'a pas encore été signé, rendez-vous dans l'onglet "Signature électronique" du document puis cliquez sur "Annuler la signature".
Vous pourrez alors modifier le document puis renouveler la demande de signature.
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