Introduction : gérer le répertoire de contacts, sociétés et particuliers

Avec Sellsy, vous disposez d'un outil complet de gestion de votre répertoire pour la vente B2B et B2C, et les faire évoluer de prospects à clients. Vous pouvez également gérer vos fournisseurs grâce au module achats.

Bon à savoir : Dans Sellsy, une société ou un particulier est forcément rattaché à un statut (prospect, client, fournisseur). Nous parlons quotidiennement à des prospects, clients ou fournisseurs, qui sont des sociétés, contacts ou particuliers.

Vente B2B - Répertoire de sociétés et contacts

Contact : Il s'agit d'un contact qui représente un individu identifiable (ex : Paul Dupont) pouvant être lié ou non à une fiche société. Les informations relatives à un contact peuvent inclure son nom, ses coordonnées et son rôle dans la société.
Société : Elle désigne une entité distincte regroupant plusieurs contacts. Les sociétés sont classées en différents statuts de type prospect, client ou fournisseur.

Bon à savoir :

- Depuis une société, vous pouvez créer un contact.

- Depuis un contact, vous pouvez le rattacher à une société.

Vente B2C - Répertoire de particuliers

Particulier : Il s'agit d'un individu identifiable (ex : Paul Dupont) qui n'est pas relié à une société.

Attention : Si vous vendez directement aux consommateurs (B2C), créez un Particulier dans Sellsy et non un Contact. Seules les Sociétés et les Particuliers peuvent être facturés dans Sellsy. Vous ne pouvez pas facturer un contact non lié à une société.

Les différents statuts de type : prospect, client, fournisseur

Une société peut être de statut prospect, client ou fournisseur.

Un particulier peut être de statut prospect ou client.

Prospect : il s'agit d'une entreprise qui est enregistrée avec des informations sans garantie de devenir client. C'est fondamental pour le CRM et la prospection.
Client : Ce statut est mis à jour lorsqu'un prospect devient client, tout en conservant les informations enregistrées auparavant. La fiche client se distingue de la fiche prospect car elle inclut des détails spécifiques tels que les codes comptables. Lorsque vous créez un client, vous établissez une liaison directe avec le système comptable de Sellsy. Le client est considéré comme un tiers comptable.
Fournisseur : Si vous disposez du module de gestion des achats, vous pouvez créer des fiches fournisseurs, similaires aux fiches clients et prospects.

Bon à savoir : Un client ou prospect ne peut être considéré comme un fournisseur. Si un de vos clients est aussi un fournisseur, il doit alors être créé dans les deux catégories.

Transformer un prospect en client

Depuis la fiche prospect vous avez la possibilité de changer son statut pour passer en statut client, et inversement. Depuis le menu "Action", sélectionnez "Transformer en client" ou bien "Transformer en prospect".

Bon à savoir : Un prospect changera automatiquement de statut pour devenir client à l'édition du premier document comptable (facture ou avoir). A l'inverse, il n'est pas possible de transformer un client en prospect dès lors que vous avez émis au moins une facture ou un avoir.

Ajouter une société, un contact ou un particulier

Pour ajouter une société, un contact ou un particulier, commencez par déterminer quel est son statut : prospect, client ou fournisseur. Allez dans le menu de gauche « Contacts » , puis sélectionnez « Ajouter un prospect », « Ajouter un client » ou « Ajouter un fournisseur » :

Vente B2B : rentrez le nom de la société afin de la retrouver dans l'annuaire SIRET/SIREN. . Vous pouvez également créer un Contact principal pour cette Société. Cette fonctionnalité est uniquement valable pour la France et le Royaume - Uni, pour les autres pays la recherche doit être effectuée manuellement.
Vente B2C : cochez la case « Particulier ».

Bon à savoir : Vous pouvez également « Ajouter un contact ». Cela peut être utile pour créer un contact puis le relier ultérieurement à une société, par exemple lorsque vous êtes sur un salon professionnel.

Exporter une liste de répertoire

Vous pouvez exporter votre liste de contacts, de sociétés ou de particuliers mais également vos listes par statut de type clients, prospects ou fournisseurs aux formats CSV ou PDF.

Dans la liste des sociétés, vous allez retrouver l'ensemble de vos clients, prospects et fournisseurs.

Dans la liste des particuliers, vous allez retrouver l'ensemble de vos clients et prospects.

Dans la liste des contacts, vous allez retrouver tous vos contacts liés et non liés à une société. Cette liste n'inclut pas les particuliers.