Activation de la numérotation brouillon

Définition de la numérotation brouillon

La numérotation brouillon est une numérotation distincte de votre numérotation définitive, appliquée aux factures et aux avoirs ayant le statut « Brouillon ».

Dès la création d’une facture ou d’un avoir, un numéro brouillon lui est automatiquement attribué, distinct du numéro définitif. Vous pouvez ensuite le modifier librement tant qu’il conserve le statut « Brouillon ».

Cette fonctionnalité vous permet de :

Créer plusieurs factures et avoirs brouillons simultanément
Corriger, compléter et ajuster vos documents
Laisser des documents de côté plusieurs jours
Supprimer des brouillons si nécessaire

Ainsi, vos séquences de factures et avoirs finalisés (plus au statut « brouillon ») ne sont pas impactées et conservent un ordre suivi et chronologique légal.

La numérotation brouillon vous permet de :

Séparer clairement la phase de préparation et la phase légale
Être prêt pour l'obligation de facturation électronique

Modifications apportées par la numérotation brouillon

Une fois la numérotation brouillon activée, vous constaterez les changements suivants sur votre compte :

Une nouvelle « Liste de Brouillons » apparaît dans le menu Facturation du menu latéral gauche, regroupant les factures et avoirs au statut « brouillon »
Un nouveau compteur de numérotation pour les factures et les avoirs dans les paramètres du module Facturation

Bon à savoir : La liste des factures et la liste des avoirs ne changent pas et vous y retrouvez vos documents finalisés.

Lors de la finalisation de vos factures et avoirs, vos documents prennent alors leur date et leur numéro définitif.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter cet article :

Les factures et les avoirs "Brouillon"

Conditions préalables à l'activation de la numérotation brouillon

Avant d'activer la numérotation brouillon, vous ne devez plus avoir de factures ni d'avoirs au statut « Brouillon ».

Depuis la page de conformité (Menu > Réglages > Module Sellsy > Facturation > Conformité), vous pouvez consulter le nombre de documents encore au statut « Brouillon ».

Cette précaution permet de :

Conserver les justificatifs de vos factures et avoirs passés avec leurs numéros définitifs
Garantir une numérotation cohérente et continue dès l'activation
Éviter tout conflit technique avec la nouvelle gestion des brouillons

Traitement des factures et avoirs au statut « Brouillon »

Vous devez attribuer un nouveau statut aux factures et avoirs actuellement au statut « Brouillon ». Vous pouvez cliquer sur les boutons « Traiter » de la page de Conformité afin d'être automatiquement renvoyé(e) vers vos documents au statut « Brouillon ».

Les statuts recommandés pour les documents sur l'exercice fiscal en cours :

À Régler (comptabilise dans les statistiques et le journal de vente)
En Retard (comptabilise dans les statistiques et le journal de vente)
Payée (comptabilise dans les statistiques et le journal de vente)

Le statut Annulé ne comptabilise pas les factures et avoirs dans les statistiques et le journal de vente.

Procédure de mise à jour en masse :

Appliquez le filtre Statut = Brouillon dans la liste des factures
Sélectionnez les documents concernés à l'aide de la coche située à gauche
Cliquez sur Forcer les statuts et sélectionnez les statuts à appliquer aux documents puis validez l'opération.

Vous pouvez effectuer cette même action depuis la liste des avoirs.

Les factures et avoirs au statut Brouillon avec leur numérotation définitive ne doivent pas être supprimés. Cela entrainerait un trou dans votre numérotation légale.

Bon à savoir : Si vous avez un doute sur le statut à utiliser, notamment en lien avec des exercices fiscaux passés, rapprochez-vous de votre expert-comptable. Il pourra vous guider pour garantir la cohérence et la conformité de vos données comptables.

Si vous avez un grand nombre de factures et avoirs brouillon en reliquats, contactez le support Sellsy.

Activer la numérotation brouillon

Depuis Menu > Réglages > Module Sellsy > Facturation > Conformité, vous pouvez activer la numérotation brouillon dès lors que vous n'avez plus de factures et avoirs au statut « Brouillon ».

Bon à savoir : Vous devez être créateur de compte pour pouvoir activer la numérotation brouillon.

Attention : Pensez également à vérifier les éventuels impacts sur vos intégrations techniques avec Sellsy (API, connecteurs).

Impact de la numérotation brouillon via l’API

Si votre compte n’utilise pas encore la numérotation brouillon, la création d’un document via l’API (V1 ou V2) génère un document au statut « Brouillon », mais avec un numéro définitif.

Lorsque la numérotation brouillon sera activée, toute requête de création de document produira un document au statut « Brouillon » avec un numéro brouillon.

Cela fonctionne de la même manière en API V1 et en API V2 :

API V1 : document.create crée un document brouillon avec un numéro brouillon.
API V2 : create invoice crée également un document brouillon avec un numéro brouillon.
Pour transformer ce document en document définitif (et lui attribuer un numéro définitif), il est nécessaire d’effectuer une requête supplémentaire de validation :

API V1 : document.validate
API V2 : validate invoice

En pratique, le fonctionnement reste donc quasiment identique.
La seule différence est l’ajout de la requête de validation pour faire passer la facture d’un numéro brouillon à un numéro définitif.

En activant la numérotation brouillon, vous devrez peut-être mettre à jour vos routes ou requêtes API pour inclure cette numérotation et la gestion de la finalisation des factures et avoirs.

Documentation API disponible :

API V1
API V2

Activer le mode conforme

Une fois que la numérotation brouillon est activée, vous pouvez activer le mode conforme en toute sérénité et profiter pleinement de ses avantages pour une facturation conforme et prête pour la facturation électronique.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article :

Activer le mode conforme