L'import d'opportunités dans Sellsy vous permet d'importer facilement vos données commerciales depuis votre ancien logiciel ou toute autre source de données. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps en évitant la saisie manuelle de vos opportunités.
Bon Ă savoir : Afin de pouvoir importer des donnĂ©es, vous devez avoir le droit âAutoriser lâaccĂšs Ă la plateforme dâimportâ dans votre profil de privilĂšges.
Pour modifier votre profil de privilĂšge, veuillez prendre contact avec un administrateur de votre compte Sellsy.
Les comptes en essai peuvent importer 100 objets maximum Ă la fois.
Accéder à la plateforme d'import
Pour commencer l'import de vos opportunités :
Cliquez sur "Menu" puis "RĂ©glages"
Ensuite, rendez-vous sur "Import de données"
Vous accédez à l'interface d'historique de vos imports. Lisez attentivement les informations présentes sur la page d'accueil avant de commencer.
Puis, cliquez sur "DĂ©marrer un import"
SĂ©lectionnez les donnĂ©es "OpportunitĂ©s" et commencez votre import en appuyant sur âContinuerâ.
Ensuite, vous accĂ©dez Ă la plateforme dâimport Sellsy.
Bon Ă savoir : Les champs de couleurs orange sont les champs obligatoires pour l'import.
Champs obligatoires
Pour importer vos opportunités, trois champs sont obligatoires :
Nom d'opportunité : texte libre décrivant votre opportunité
Identifiant Opportunité : texte libre servant d'identifiant unique
Nom société : doit obligatoirement correspondre au nom d'une société existante sur votre compte
Préparer votre fichier d'import
Vous avez la possibilité de télécharger un modÚle d'import en cliquant sur "Télécharger le modÚle.csv" ou "Télécharger le modÚle.xlsx" afin d'assurer un import en toute conformité.
Une fois votre fichier préparé selon le modÚle, cliquez sur "Continuer" pour passer à l'étape suivante.
Puis, définissez les paramÚtres de votre import via différents choix.
DĂ©finir les critĂšres de comparaison
Cette étape vous permet de déterminer sur quel critÚre Sellsy va vérifier si une opportunité existe déjà dans vos données.
Pour les opportunités ; vous pouvez choisir entre :
Identifiant d'opportunité : Identifiant de l'opportunité affiché sur la fiche opportunité (OPP-XXX)
ID d'opportunitĂ© : RĂ©cupĂ©rĂ© Ă partir dâun export Sellsy, ce critĂšre sert uniquement Ă mettre Ă jour une opportunitĂ© existante et ne peut pas ĂȘtre utilisĂ© pour en crĂ©er une nouvelle.
Pour les sociétés ; vous pouvez choisir entre :
ID sociĂ©tĂ© : RĂ©cupĂ©rĂ© uniquement depuis un export Sellsy de sociĂ©tĂ©, ce critĂšre peut ĂȘtre utilisĂ© aussi bien pour mettre Ă jour une opportunitĂ© existante que pour en crĂ©er une nouvelle.
Nom de société : Nom de la société à laquelle vous souhaitez lier l'opportunité
Une fois vos critÚres sélectionnés, cliquez sur "Continuer".
Options de création
DĂ©finissez prĂ©cisĂ©ment les paramĂštres de votre importation. Cela permettra dâindiquer clairement quelles actions seront rĂ©alisĂ©es lors du traitement de vos donnĂ©es.
Si l'opportunité de votre fichier n'existe pas dans Sellsy, elle sera automatiquement ajoutée.
Mise à jour des données existantes
Si l'opportunité de votre fichier existe déjà dans Sellsy, elle sera mise à jour avec les nouvelles informations.
Les cellules vides de votre fichier seront ignorées et ne remplaceront pas les données existantes.
Les Smart-tags de votre fichier seront ajoutés à ceux déjà présents sur l'opportunité.
Bon à savoir : En survolant l'icÎne "i" au bout de chaque ligne, vous obtiendrez des informations supplémentaires sur les différentes options possibles.
Lorsque vos paramÚtres sont configurés, cliquez sur "Continuer", puis sur "Importer mon fichier".
Importer votre fichier
L'import peut se faire de deux façons :
Glissez votre fichier directement sur l'interface
Choisissez-le depuis votre ordinateur en cliquant sur "Ajouter un fichier"
Si la correspondance de vos données n'est pas automatiquement reconnue, vous devrez faire correspondre le nom des colonnes de votre fichier (à gauche); aux champs du template Sellsy (à droite).
Pour finaliser cette Ă©tape, cliquez sur âContinuerâ en haut Ă droite.
Avant de lancer l'import :
Vérifiez vos données dans l'aperçu
Rectifiez les erreurs directement depuis l'interface si nécessaire
Cliquez sur "Importer" en haut Ă droite
Confirmez le lancement de votre import en cliquant sur "Importer"
Suivi de votre import
Bon à savoir : L'import réalisé apparaßt dans votre historique avec le statut de l'import (en attente, en cours de traitement, traité, annulé). Vous avez la possibilité de cliquer sur "Voir" pour consulter l'ensemble des détails.
Depuis l'historique, vous pouvez rĂ©aliser diffĂ©rentes actions, comme tĂ©lĂ©charger le fichier dâimport ou dâerreur, et annuler lâimport.
Votre import d'opportunités est maintenant terminé et vos données sont disponibles dans Sellsy.