Comptabiliser une facture individuelle
Pour comptabiliser une facture d'achat ou de vente, suivez ces Ă©tapes :
Rendez-vous sur l'aperçu de votre document
Cliquez sur le bouton "Envoyer en comptabilité"
âVĂ©rifiez, si nĂ©cessaire, les Ă©critures en allant dans l'onglet "Ăcritures comptables" de votre facture
Vos Ă©critures comptables sont dĂ©sormais prĂȘtes Ă ĂȘtre exportĂ©es
Attention : il n'est pas possible de comptabiliser une facture au statut "Brouillon" ou "Annulée".
Annuler les Ă©critures comptables
Tant que vous n'avez pas exporté vos données, vous pouvez annuler les écritures comptables (en cas de modification de derniÚre minute par exemple) en cliquant sur le bouton "Annuler la mise en comptabilité" disponible sur l'aperçu de votre facture.
Si vous ne pouvez pas annuler l'envoi d'une facture en comptabilité, contactez un administrateur du compte pour obtenir le privilÚge d'annulation d'envoi en comptabilité.
Modifier un code comptable aprĂšs envoi
La mise Ă jour d'un code comptable de vente sur une facture dĂ©jĂ Ă©mise pourra ĂȘtre effectuĂ©e depuis l'onglet "RĂ©capitulatif" de votre facture (aprĂšs avoir annulĂ© la mise en comptabilitĂ©), en cliquant sur le crayon Ă cĂŽtĂ© du code Ă modifier.
Visualiser les Ă©critures dans les journaux
Si vous ne voyez pas les Ă©critures dans vos journaux, deux situations sont possibles :
Tous les documents n'ont pas été comptabilisés
Les lignes ont déjà été exportées. Dans ce cas, ajoutez le filtre "Inclure les lignes déjà exportées : oui"
Comptabiliser des factures dâachat/de vente en masse
Pour comptabiliser plusieurs factures simultanément :
Rendez-vous sur la liste de vos factures
SĂ©lectionnez les factures que vous souhaitez comptabiliser
Cliquez sur "Choisissez une action Ă effectuer"
SĂ©lectionnez "Comptabiliser"
Validez
Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps lors du traitement de nombreuses factures.
Automatiser lâenvoi en comptabilitĂ©
Vous pouvez automatiser le processus d'envoi en comptabilité pour éviter les manipulations manuelles.
Accédez à "Menu" > "Réglages" > "Module Sellsy" > "Comptabilité" > "Envoi en compta automatique"
Paramétrez l'envoi en comptabilité selon le statut de vos documents
Le paramétrage distingue deux types de documents :
Les documents standard, pour lesquels l'automatisation repose sur les statuts standards du document.
Les documents électroniques, pour lesquels l'automatisation repose sur les statuts liés à leur cycle de vie électronique.
Bon à savoir : les statuts standards et les statuts du cycle de vie électronique sont deux systÚmes distincts et ne sont pas complémentaires. Une facture est soit une facture standard et suit les statuts standards, soit une facture électronique et suit les statuts de son cycle de vie électronique.
Pour une facture électronique, vous pouvez déclencher l'envoi en comptabilité selon les étapes suivantes de son cycle de vie :
Statut | Description |
DĂ©posĂ©e | La facture a Ă©tĂ© finalisĂ©e puis transmise Ă Sellsy PA. Son dĂ©pĂŽt a Ă©tĂ© acceptĂ© aprĂšs les contrĂŽles effectuĂ©s par la plateforme : elle est conforme et prĂȘte Ă ĂȘtre transmise. |
Ămise | Sellsy PA a transmis la facture Ă la plateforme agrĂ©Ă©e du destinataire. |
Reçue | La plateforme agréée du destinataire confirme avoir reçu la facture du fournisseur. |
Mise à disposition | La plateforme agréée du destinataire indique que la facture a été mise à disposition de l'acheteur. |
Prise en charge | L'acheteur accuse réception de la facture et commence son traitement. |
Approuvée | L'acheteur accepte la facture dans son intégralité. |
Approuvée partiellement | L'acheteur n'accepte qu'une partie de la facture. |
Cette automatisation permet d'envoyer chaque facture en comptabilité dÚs qu'elle atteint le statut défini, en fonction de sa nature : standard ou électronique.