Avec Sellsy, vous pouvez créer vos factures d'avoir. Un avoir est une facture rectificative que vous adressez à un client, le plus souvent pour annuler tout ou partie d'une facture. Si votre facture a un montant positif, il faut que votre avoir ait aussi un montant positif, Sellsy s'occupe d'équilibrer les deux.
Pour créer un avoir, vous avez deux possibilités :
Création depuis une facture : l'avoir est directement rattaché au document
Création simple : vous créez un avoir libre, non rattaché à un document (vous pourrez ensuite le rattacher à un ou plusieurs documents).
Attention : Un avoir doit toujours être positif. Les écritures comptables apparaîtront au crédit.
1. Créer un avoir depuis une facture
La méthode la plus courante reste de créer un avoir depuis une facture que vous souhaitez annuler, partiellement ou en totalité.
Pour ce faire, depuis l'aperçu de la facture, cliquez sur “Créer un avoir”.
Le système vous propose alors un avoir correspondant à la facture avec toutes ses lignes. À ce stade, vous pouvez modifier l'avoir s'il s'agit d'un avoir partiel.
Enregistrez votre avoir. Il est alors relié à la facture initiale, comme vous pouvez le vérifier dans l'onglet "Historique du document".
À tout moment, vous pouvez retrouver les avoirs rattachés à une facture en cliquant sur l’onglet “Rentabilité” depuis l'aperçu de votre facture.
Bien entendu, l'avoir est mentionné sur votre facture, comme le serait un paiement :
Alternative : Annuler ou modifier une facture par un avoir
Attention : ces deux options sont disponibles uniquement sur des factures validées.
Depuis la vue détaillée de votre facture, vous avez la possibilité d’annuler une facture par un avoir en cliquant sur “Annuler par un avoir”.
En validant, un avoir va se créer automatiquement dans la liste de vos avoirs.
Il est également possible de modifier votre facture par un avoir en cliquant sur “Modifier par un avoir”.
En validant, un nouvel avoir sera automatiquement créé. Vous serez alors redirigé vers une copie de la facture que vous souhaitez modifier.
2. Créer un avoir simple
Vous pouvez également créer un avoir simple qui ne sera pas immédiatement rattaché à une facture. Vous pourrez alors le lier ultérieurement, par exemple sur une prochaine facture de votre client, voire le rembourser directement à votre client.
Pour créer un avoir simple, cliquez sur le menu “Facturation” puis sur ”Créer un avoir”.
Vous pouvez alors créer votre avoir comme tout document Sellsy.
Une fois créé, votre avoir apparaît en statut “À solder”.
Pour associer votre avoir à une ou plusieurs factures, cliquez sur "Lier une facture" depuis l'aperçu de l'avoir.
Vous accédez ainsi à la liste des factures correspondant à ce client.
Cochez là ou les factures que vous souhaitez rattacher. Vous avez la possibilité de choisir comment vous souhaitez ventiler le montant de l'avoir entre les différentes factures. Pour valider, cliquez sur “Lier au document”.
3. Annuler un avoir
Au même titre que pour les factures, la numérotation de vos avoirs doit être continue (sans trou de numérotation) et chronologique (l'avoir numéro 11 doit être daté avant l'avoir numéro 12 par exemple). De ce fait, il ne sera pas possible de supprimer un avoir finalisé.
Pour annuler un avoir (hors avoir d'acompte), vous pouvez créer une facture du même montant que l'avoir depuis l'onglet Facturation > Créer une facture. Cela aura pour effet de faire une opération nulle dans votre chiffre d'affaires.
Attention : Prenez bien soin d'éditer la facture sur le même client.
Vous pourrez ensuite relier l'avoir à annuler à cette nouvelle facture. Pour ce faire, rendez-vous sur la page de la facture et cliquez sur "Lier un avoir" ou rendez-vous sur la page de l'avoir et cliquez sur "Lier une facture".
4. Le cas des prélèvements
Si une facture est annulée par un avoir et qu'il y avait déjà des prélèvements GoCardLess programmés, il faudra penser à annuler ces prélèvements depuis l'onglet "Prélèvement GoCardLess" de la facture.
5. Le cas des acomptes
Les factures d'acompte ne pouvant être annulées partiellement, il est uniquement possible de les annuler par des avoirs (création de l'avoir depuis la facture d'acompte) mais pas de lier des avoirs à postériori.
6. Délier un avoir d'une facture
Attention : si vous avez utilisé l'option "Annuler par un avoir" ou "Modifier par un avoir", il ne sera pas possible de délier l'avoir de la facture.
Pour délier un avoir d'une facture, vous devez aller sur la facture puis suivre les instructions suivantes :
Rendez-vous dans l'onglet "Récapitulatif",
Au niveau de la section "Avoirs", cliquez sur le maillon barré présent au bout de la ligne de l'avoir que vous souhaitez délier.
Bon à savoir : un avoir d'acompte ne peut pas être délié d'une facture d'acompte.