1ʳᵉ étape : configurer les informations de votre société
Avant d’éditer une facture (un devis ou autre document de vente), veillez à ce que les informations de votre entreprise soient à jour. Ainsi, vous gagnerez du temps lors de l’édition de vos prochains documents.
Pour en savoir plus sur les réglages de votre compte, rendez-vous ici
Bon à savoir : le paramétrage de votre compte en amont de la création de vos documents de vente (facture, devis...) est indispensable pour éditer des documents conformes et attractifs.
2ᵉ étape : éditer le document
Prenons l’exemple de la création d’un devis. Sélectionnez l’onglet "Facturation" puis cliquez sur "Créer un devis".
Bon à savoir : vous avez également la possibilité de dupliquer un document déjà existant en cliquant sur "Copier ce document" depuis le bandeau latéral à gauche de la page du document que vous souhaitez copier. Veuillez noter qu'en cas de duplication, la copie ne sera pas rattachée au cycle de vente du document d'origine.
Sélectionnez une société de votre liste ou créez une nouvelle société. Vous avez ensuite la possibilité de choisir les paramètres de vos documents : un modèle, une catégorie tarifaire, une apparence de document et une langue de traduction.
Votre devis a été édité. Votre adresse ainsi que celle de votre client ont été définies. Vous pouvez les changer directement sur le document si nécessaire.
Vous avez la possibilité de définir le contact interne à votre société ou le référent en charge du devis (par exemple : vous, en tant que commercial) puis de renseigner un objet.
Par la suite, il vous faut saisir les lignes qui composeront votre devis.
Vous avez deux possibilités pour ajouter une ligne :
ajouter une ligne simple, à remplir manuellement en cliquant sur “nouvelle ligne”. Veillez à renseigner tous les champs disponibles : référence, description, coût unitaire HT, TVA, Quantités, Montant HT.
ajouter une ligne directement depuis votre catalogue en cliquant sur “accéder au catalogue” ou en indiquant le nom ou le code barre du produit.
En cliquant sur catalogue, vous pouvez retrouver l’ensemble de vos produits ou services déjà paramétrés.
Bon à savoir : afin que deux documents de vente soient liés entre eux (une facture liée à un devis par exemple), veuillez utiliser l'option "Convertir" depuis la page du document parent (l'option "Convertir en facture" depuis la page du devis dans notre exemple). En effet, il n'est pas possible de lier deux documents de vente après leur création.
3ᵉ étape : modifier les préférences de votre document
Vous trouverez de nombreux réglages supplémentaires en bas de votre page en cliquant sur “ouvrir” à droite de “Modifier les préférences du document”.
Bon à savoir :
Par défaut, ces paramètres sont réglés d'après vos préférences générales (ou celles de votre client si vous les avez définis), mais vous pouvez les modifier pour un document précis.
Certaines colonnes peuvent être masquées mais l'ordre des colonnes dans un document est figé.
Une fois votre devis terminé, vous pouvez l'enregistrer (en brouillon) ou l'envoyer directement par email.
Astuce
Dans le cas où vous avez besoin de créer le même document (devis, facture, etc.) pour plusieurs sociétés différentes, deux options s'offrent à vous :
Créer le document une première fois puis le dupliquer,
Créer un modèle de document puis vos documents à partir de ce modèle.