Guide de mise en conformité des abonnements pour la facturation électronique

La facturation électronique est une réforme réglementaire qui impose progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA d'émettre leurs factures dans un format électronique structuré.

Pour qu'une facture puisse être transmise dans ce format, elle doit réunir deux conditions :

Être rattachée à un modèle de document complet (descriptions renseignées, taux de TVA correctement paramétrés, etc.).
Être associée à une fiche client contenant toutes les informations légales obligatoires (SIREN, TVA intracommunautaire, adresse complète, etc.).

Un abonnement qui génère des factures automatiquement est soumis aux mêmes exigences. C'est pourquoi une vérification de conformité est désormais intégrée directement dans le flux de création et de modification des abonnements.

Identification des abonnements non conformes

Pour retrouver rapidement les abonnements à corriger, vous pouvez afficher une colonne et un filtre dédiés.

Afficher la colonne "Facturation électronique"

Depuis la liste des abonnements (ou la liste des modèles), cliquez sur la roue crantée en haut à droite.
Activez l'affichage de la colonne "Facturation électronique".

Un filtre du même nom est disponible dans le panneau de filtres, avec les valeurs "Conforme" et "Non conforme".

Identifier les abonnements prioritaires

Filtrez la liste sur "Facturation électronique" = "Non conforme".
Ajoutez le filtre "Abonnement en cours" = "Oui".
Triez la colonne "Date de prochaine facture" par ordre croissant.

Bon à savoir : Une bannière s'affiche en haut de la liste des abonnements si des modèles utilisés sur des abonnements actifs ne sont pas conformes. Cliquez directement dans la bannière pour accéder à ces modèles et les mettre en conformité.

Correction des abonnements non conformes

Fiche client incomplète

Une fiche client est considérée comme incomplète si les informations légales obligatoires ne sont pas renseignées. Les champs requis varient selon la zone géographique et le type de client :

Situation	Adresse complète	Nom / Raison sociale	SIREN	TVA intracommunautaire	SIRET
France / Réunion / Martinique / Guadeloupe — société	Obligatoire	Obligatoire	Obligatoire (9 chiffres)	Optionnel (FR + 11 car.)	Optionnel (14 chiffres)
Europe (hors France) — société	Obligatoire	Obligatoire	—	Obligatoire	—
Hors Europe — société	Obligatoire	Obligatoire	—	—	—
Particulier (toute zone)	Obligatoire	Obligatoire	—	—	—

Attention : Une adresse est considérée comme incomplète s'il manque au moins un des champs suivants : ligne 1, code postal, ville, pays.

Comment corriger la fiche client :

Depuis l'abonnement, cliquez sur "Compléter tout de suite" (ou "Compléter la fiche client") dans l'encadré affiché. Une fenêtre s'ouvre pour compléter les informations directement, avec une recherche dans l'annuaire des sociétés pour auto-compléter l'adresse, le SIREN et la TVA.
Ou directement depuis la fiche client, en dehors de l'abonnement.

Bon à savoir : Une fiche client n'a besoin d'être corrigée qu'une seule fois. Une fois mise à jour, tous les abonnements liés à ce client repassent automatiquement en "Conforme" (si le modèle utilisé l'est aussi). Il n'est pas nécessaire de repasser abonnement par abonnement pour un même client.

Bon à savoir : Si des adresses postales manquent dans les paramètres d'abonnements alors qu'elles sont renseignées sur les fiches clients, vous pouvez les ajouter en masse. Depuis la liste des abonnements, sélectionnez les abonnements concernés via les cases à cocher, puis choisissez l'action "Ajouter une adresse postale". Les adresses de facturation et/ou de livraison connues sur les fiches clients seront automatiquement ajoutées aux paramètres d'abonnement.

Modèle de document non conforme

Un modèle est considéré comme non conforme dans les cas suivants :

Un des taux de TVA utilisés n'a pas de code VATEX associé.
La description ou la référence produit est vide sur une ligne, ou la description contient moins de 5 caractères.

Comment corriger le modèle :

Dans les paramètres de l'abonnement, cliquez sur "Corriger le modèle" dans l'encadré affiché sous le modèle.
Le modèle s'ouvre dans un nouvel onglet. Effectuez les corrections puis enregistrez.
Revenez sur l'onglet de l'abonnement : l'encadré disparaît automatiquement si le modèle est désormais conforme.

Bon à savoir : Comme pour la fiche client, un modèle ne doit être corrigé qu'une seule fois. Tous les abonnements qui utilisent ce modèle sont corrigés simultanément. La liste des modèles dispose également d'une colonne et d'un filtre "Facturation électronique", filtrable sur "Non conforme", pour identifier en une seule vue l'ensemble des modèles à corriger.

Paramètres de l'abonnement non conformes

Un abonnement peut être non conforme en raison de ses paramètres généraux dans les cas suivants :

Le modèle est en catégorie tarifaire TTC, alors que le client de l'abonnement est une société. La catégorie tarifaire TTC est réservée aux particuliers.
Des dates de service sont manquantes dans les paramètres de l'abonnement pour la génération de factures avec une TVA 0 % de catégorie K (livraison intracommunautaire).

Comment corriger :

Pour un taux de TVA, une description ou une référence manquante : cliquez sur "Corriger le modèle" dans l'encadré affiché et apportez les corrections directement dans le modèle.
Pour un problème de catégorie tarifaire TTC/HT : la catégorie tarifaire ne peut pas être modifiée sur un modèle existant, et il n'est pas possible de changer le modèle ni le client sur un abonnement déjà créé. La seule solution est de clôturer l'abonnement (supprimer toutes les échéances à venir) et de créer un nouvel abonnement pour le même client, en utilisant un modèle créé en catégorie hors taxe (HT).

Bon à savoir : En cas de doute sur les éléments à corriger, générez l'échéancier de l'abonnement et cliquez sur "Enregistrer" : la liste complète des éléments non conformes s'affiche.

Impact sur les abonnements existants

Les abonnements existants non conformes en mode de génération automatique continuent à se générer normalement. Vous pouvez avancer à votre rythme pour les corriger, en priorisant ceux dont la prochaine date de facturation est la plus proche.