Vérifier vos factures et avoirs électroniques reçus

Avec la facturation électronique, vos fournisseurs peuvent désormais vous envoyer leurs factures et avoirs directement au format électronique. Vous les recevez et les vérifiez exactement comme aujourd'hui, au même endroit.

Deux choses évoluent : l'espace de vérification s'adapte pour respecter le document légal reçu, et les actions à votre disposition reflètent le fait que votre décision est désormais transmise transmise à l’administration et à votre fournisseur.

Accès aux factures et avoirs électroniques à vérifier

Retrouvez vos documents exactement là où vous avez l'habitude d'aller : dans votre liste des factures fournisseurs (ou avoirs fournisseurs), onglet « À vérifier ». Une facture ou un avoir électronique y arrive automatiquement dès que votre fournisseur vous l'envoie — vous n'avez rien à importer.

Pour vérifier un document, trois façons de faire, comme aujourd'hui :

cliquez directement sur la ligne ;
ouvrez le menu « ⋮ » en bout de ligne puis « Vérifier » ;
ou vérifiez plusieurs documents d'un coup avec l'action groupée « Tout vérifier ».

Bon à savoir. Une colonne Source vous permet de repérer en un coup d'œil vos documents « Électronique » parmi vos documents « Importé » (reçus par email ou déposés manuellement).

Fonctionnement de l'espace de vérification

La mise en page reste la même : à gauche l'aperçu du document, à droite les informations à vérifier, regroupées dans les mêmes catégories (Document, Produits & Services, Paiement). Vous ne perdez donc pas vos repères.

Ce qui change, c'est l'origine des données. Pour un document importé, les champs sont proposés par notre OCR (lecture automatique du PDF) et vous pouvez les corriger librement. Pour une facture ou un avoir électronique, les champs sont repris directement des données officielles du document : c'est la version légale, déjà fiable à 100 %.

Concrètement :

les champs qui proviennent du document (montants, dates, lignes de produits…) ne sont plus modifiables : ils reflètent le document légal reçu ;
les champs qui concernent uniquement votre usage dans Sellsy (code comptable, tags, notes, code analytique, informations de paiement…) restent modifiables, exactement comme avant ;
les montants ne sont jamais recalculés : ils reprennent à l'identique ceux indiqués sur le document.

Bon à savoir. Vous avez donc moins de champs à corriger qu'avec un document importé : l'essentiel de la vérification consiste à relire les informations plutôt qu'à les ressaisir.

Actions disponibles depuis l'espace de vérification

C'est ici que la différence est la plus visible. Pour un document importé, vous choisissez entre « Valider » et « Supprimer ». Pour une facture ou un avoir électronique, vous choisissez entre « Approuver » et « Refuser ».

Contrairement à un document importé, où votre action reste interne à votre compte Sellsy, votre décision sur un document électronique est transmise automatiquement à votre fournisseur et à l'administration, via le circuit officiel prévu par la réforme, c'est ce qu'on appelle le cycle de vie du document. Approuver ou Refuser n'est donc pas un simple classement : c'est votre réponse officielle à la facture reçue.

Approuver

Vous confirmez que le document est correct et que vous l'acceptez tel quel.

Le document quitte l'onglet « À vérifier » et rejoint votre liste de documents vérifiés, avec le statut Approuvée.
Votre fournisseur et l'administration fiscale sont notifiés automatiquement que vous avez validé le document.
Vous pouvez ensuite l'envoyer en comptabilité et enregistrer son règlement, exactement comme un document au statut « À régler ».

Refuser

Vous signalez un problème réel : montant erroné, marchandise non reçue, facture en double, fournisseur non reconnu, etc.

Il vous est demandé de sélectionner un motif dans la liste officielle établie par l'administration — par exemple une erreur de destinataire, une erreur de calcul ou de TVA, une information manquante, ou un doublon.
Précisez ensuite la raison du refus dans le champ note.
Ce motif est transmis à votre fournisseur et à l'administration fiscale, pour qu'il comprenne pourquoi vous refusez et puisse réagir (par exemple en émettant un avoir).
Le document passe au statut Refusée : il reste consultable dans vos listes, mais n'est plus modifiable, n'a pas besoin d'être payé et n'est pas envoyé en comptabilité.

Bon à savoir. Contrairement à un document importé que vous pouvez supprimer, un document électronique refusé n'est jamais effacé : il reste archivé avec son statut, comme trace du refus.

Personnes habilitées à effectuer la vérification

Comme votre décision est transmise à votre fournisseur, il est préférable qu'elle soit prise par une personne habilitée à accepter ou refuser une facture pour votre entreprise, à l'image de la validation d'un devis ou d'un bon de commande. Rien ne change techniquement pour vos autres collaborateurs : c'est surtout une bonne pratique à partager en interne avec les équipes qui gèrent vos achats.

Retour en arrière après validation

L'action n'est pas réversible depuis l'espace de vérification : vous disposez uniquement du choix entre « Approuver » et « Refuser ». Prenez donc un instant pour relire le document avant de valider votre choix, le même réflexe que pour toute validation de facture aujourd'hui.

Si un doute porte sur une partie seulement du document, le plus sûr est de refuser en précisant la raison dans le motif : vous pourrez toujours vous accorder avec votre fournisseur en dehors de Sellsy, qui émettra un nouveau document si nécessaire.

Toutes les factures fournisseurs vérifiées seront disponibles dans la liste des factures fournisseurs du module Achat. Le statu Encaissée remontera dans cette liste également.

Bon à savoir. Des options plus nuancées (mettre en litige, approuver partiellement) sont prévues pour la suite, pour les cas où vous êtes d'accord avec une facture mais pas entièrement. En attendant, « Approuver » / « Refuser » couvre l'essentiel des cas.

Vérification des avoirs fournisseurs électroniques

La logique est identique : les avoirs arrivent dans votre liste des avoirs fournisseurs, onglet « À vérifier », et vous pouvez les « Approuver » ou les « Refuser » de la même façon, avec un motif obligatoire en cas de refus.