Liaison entre documents d'achat
La liaison vous permet de relier entre eux vos documents d'achat : factures fournisseurs, avoirs fournisseurs, bons de commande fournisseurs et bons de livraison fournisseurs. Vous conservez ainsi un suivi complet de vos achats, de la commande Ă la facture.
La liaison fonctionne quelle que soit l'origine du document : document créé dans Sellsy, document importé (reçu par e-mail ou déposé manuellement) ou document électronique reçu via la facturation électronique. Vous pouvez lier un document à tout moment, quel que soit son statut.
Bon à savoir : Une facture électronique arrive automatiquement dans Sellsy. PlutÎt que de convertir votre bon de commande en facture, liez votre bon de commande à la facture reçue. Vous évitez ainsi un doublon.
Lier un document depuis l'aperçu d'un document d'achat
Vous pouvez lier un document depuis l'aperçu d'une facture fournisseur, d'un bon de commande fournisseur ou d'un bon de livraison fournisseur.
1. Ouvrez l'aperçu du document, par exemple depuis Achats > Liste des factures fournisseurs.
2. Cliquez sur « Lier un document d'achat ».
3. Dans la fenĂȘtre qui s'ouvre, recherchez le document Ă lier par son numĂ©ro, sa date ou son montant. Seuls les documents du mĂȘme fournisseur sont proposĂ©s, du plus rĂ©cent au plus ancien.
4. Sélectionnez le document, vérifiez le montant à lier, puis validez.
Lier un document depuis l'espace de vérification
Lorsque vous vérifiez une facture ou un avoir fournisseur, standard ou électronique, vous pouvez le lier directement à vos autres documents d'achat.
Documents détectés automatiquement
Si le document vĂ©rifiĂ© mentionne un bon de commande ou un bon de livraison, Sellsy recherche ce document dans votre compte, chez le mĂȘme fournisseur. S'il le trouve, il l'affiche dans l'espace de vĂ©rification. Vous pouvez alors :
ouvrir le document lié pour le consulter (il s'ouvre dans un nouvel onglet) ;
supprimer la liaison si elle ne correspond pas.
Ajouter une liaison manuellement
1. Cliquez sur « Ajouter une liaison ».
2. Recherchez et sĂ©lectionnez le document dans la fenĂȘtre qui s'ouvre.
3. VĂ©rifiez le montant Ă lier, puis validez.
Vous pouvez notamment lier :
un avoir Ă la facture qu'il corrige, et inversement ;
un bon de commande ou un bon de livraison Ă une facture ou Ă un avoir.
Attention : Le fournisseur doit ĂȘtre renseignĂ© dans l'espace de vĂ©rification. Sans fournisseur, le bouton « Ajouter une liaison » n'est pas disponible.
Montant Ă lier et impact sur les marges
Le montant à lier est exprimé en TTC. Vous pouvez lier une partie seulement du montant, par exemple si un bon de commande est facturé en plusieurs fois.
La case « Impacter les marges » est cochée par défaut. Les marges du bon de commande sont alors reportées sur la facture, comme lors d'une conversion.
Effets de la liaison
Une fois les documents liés :
ils apparaissent dans l'aperçu de chaque document et dans l'onglet « Historique du document » ;
le montant restant Ă facturer du document est mis Ă jour.
Ăviter les doublons avec les factures Ă©lectroniques
Si votre entreprise est assujettie à la TVA française, une alerte s'affiche lorsque vous cliquez sur « Convertir » puis « Facture fournisseur » depuis un bon de commande ou un bon de livraison fournisseur. Elle vous rappelle que la facture de votre fournisseur peut vous parvenir au format électronique.
Si c'est le cas, n'utilisez pas la conversion : attendez la réception de la facture électronique, puis liez-la à votre bon de commande ou à votre bon de livraison.
Droits nécessaires
Pour lier un document, vous devez disposer des droits permettant de consulter le fournisseur concerné et les bons de commande fournisseurs (tous, ou uniquement les vÎtres s'il s'agit de vos propres documents). Ces droits sont configurés par votre administrateur dans la gestion des accÚs au module Achats.