Les statuts de la facturation électronique dans le pilote — Guide acheteur

Dans le cadre du pilote (juillet 2026), Sellsy gère 5 statuts liés aux cycles de vie de la facturation électronique. En tant qu'acheteur, vous interagissez avec 4 d'entre eux depuis votre module Achats : "Refusée" et "Approuvée" sont déclenchés par vos actions, "Rejetée" et "Encaissée" sont reçus à titre informatif. Le statut "Déposée" est uniquement visible côté vendeur et n'apparaît pas dans votre espace Sellsy.

Bon à savoir : Ces statuts concernent uniquement les factures et avoirs électroniques échangés via des Plateformes Agréées. Vos autres documents ne sont pas concernés.

1 — Le statut Rejetée

Ce statut indique que l'une des deux Plateformes Agréées a rejeté le document en raison d'une non-conformité technique ou réglementaire. Un motif est obligatoirement fourni par la plateforme.

Bon à savoir : Ce statut ne correspond pas à un refus de votre part. Il est généré automatiquement par la plateforme.

Si la Plateforme Agréée de réception a rejeté le document, vous en êtes informé. Le document apparaît en "Rejetée" dans votre liste. Aucune action n'est requise de votre part. En revanche, si le rejet est effectué par la Plateforme Agréée d’émission, le document n’est pas visible côté achats.

2 — Le statut Refusée

Vous avez la possibilité de refuser une facture reçue. Il s'agit d'une décision commerciale : vous estimez que la facture ne correspond pas à ce qui était prévu. Le refus doit obligatoirement être accompagné d’un ou plusieurs motifs précis, définis par la réforme. Cette action ne doit pas être prise à la légère : elle doit être réellement justifié.

Pour déclencher ce statut, cliquez sur "Refuser" dans l'espace de vérification de la facture, puis sélectionnez un motif parmi ceux proposés.

Les motifs de refus disponibles :

Erreur de destinataire : SIRET/SIREN incorrect, émetteur inconnu, adresse de facturation erronée
Erreurs de calcul ou de TVA : taux incorrect, montant total erroné, erreur de calcul
Informations manquantes ou incorrectes : mention légale absente, numéro de commande manquant ou incorrect, référence contractuelle absente
Doublon ou prestation non reconnue : facture déjà reçue, prestation non commandée, contrat terminé, prestation déjà facturée
Un texte libre optionnel peut compléter l'un de ces motifs

Actions disponibles :

Lier un avoir interne
Annuler la mise en comptabilité

Actions restreintes :

Copier, supprimer ou modifier le document
Créer ou lier un avoir fournisseur

Bon à savoir : Un document refusé n'est pas intégré à votre comptabilité, mais reste consultable dans la liste de vos documents (Factures ou Avoirs).

3 — Le statut Approuvée

Vous validez une facture reçue en l'approuvant. Ce statut indique à votre fournisseur que la facture correspond à ce qui était attendu, et déclenche le processus de règlement.

Pour déclencher ce statut, cliquez sur "Approuver" dans l'espace de vérification de la facture.

Actions disponibles :

Enregistrer un règlement

Actions restreintes :

Copier, supprimer ou modifier le document
Créer ou lier un avoir fournisseur

Bon à savoir : Une fois le règlement enregistré, la facture reste en "Approuvée" jusqu'à ce que votre fournisseur confirme l'encaissement. Le statut "Paiement transmis" n'est pas disponible dans le pilote.

4 — Le statut Encaissée

Ce statut est généré par votre fournisseur lorsqu'il confirme la réception de votre paiement. Vous le recevez à titre informatif.

Actions restreintes :

Copier, supprimer ou modifier le document
Créer ou lier un avoir fournisseur

Tableau récapitulatif

Statut	Déclencheur	Ce que vous devez faire
Rejetée	Automatique (Plateforme Agréée)	Aucune action requise
Refusée	Vous (acheteur)	Sélectionner un motif de refus
Approuvée	Vous (acheteur)	Enregistrer un règlement
Encaissée	Votre fournisseur	Aucune action requise

Fonctionnalités à venir (septembre 2026)

Les fonctionnalités suivantes ne sont pas encore disponibles dans le pilote et seront intégrées à partir de septembre 2026 :

Liaison entre un avoir et sa facture
Suivi des encaissements partiels
Statut ”En litige” et "Paiement transmis"
Affichage de l'historique complet des cycles de vie
Filtrage des listings par cycle de vie d’une facture ou d’un avoir

Article lié

Pour en savoir plus sur la configuration des accès au module Achats pour vos utilisateurs, consultez l'article : Gestion des accès au module Achats pour les utilisateurs.