Modifier les privilèges d'un profil
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de définir les droits d'accès au module Achats pour chacun de vos collaborateurs via les profils de privilèges.
Pour accéder aux profils de privilèges, rendez-vous dans "Menu" > "Réglages" > "Profils de privilèges".
Dans le tableau des profils de privilèges :
Identifiez le profil pour lequel vous souhaitez donner accès aux achats.
Cliquez sur les 3 points situés à droite de la ligne concernée.
Sélectionnez "Modifier".
Configurer l'accès aux Achats
Une fois dans la modification du profil :
Affichez la section des privilèges liés aux "Achats".
Cochez la case "Accès au module". Tant que cette case n'est pas cochée, l'ensemble des autres droits du module Achats reste indisponible.
Droits liés aux factures et avoirs fournisseurs
Niveau de visualisation des factures et avoirs
Choisissez le niveau de visualisation des données adapté aux besoins du collaborateur :
"Tous" : le collaborateur a accès à l'ensemble des factures et avoirs créés par l’entreprise (les siens et ceux de tous les autres collaborateurs).
"Uniquement les siens": le collaborateur visualise uniquement ses propres données.
"Aucun" : tous les droits liés aux factures et avoirs sont désactivés
Création de factures et avoirs
Cochez le droit "Créer (inclus la saisie rapide)" pour autoriser la création manuelle de factures et d'avoirs fournisseurs, ainsi que la saisie rapide.
Modification et suppression
Après avoir attribué un niveau de visualisation :
Cochez "Modifier" pour autoriser les modifications.
Cochez "Supprimer" pour autoriser les suppressions.
Ces droits s'appliquent à la fois aux factures et aux avoirs créés manuellement ou importés. Ils ne s’appliquent pas aux documents électroniques.
Import de documents fournisseurs
Cochez "Importer" pour permettre l'import de factures et d'avoirs fournisseurs.
Bon à savoir : Le droit "Importer" est indépendant du droit "Vérifier et valider les documents importés". Un collaborateur peut déposer des documents sans être autorisé à les contrôler ou les valider.
Gestion des factures électroniques
Le droit "Consulter et valider les documents électroniques" permet de consulter les factures électroniques reçues, de les accepter ou les refuser, et de les valider.
Bon à savoir : Ce droit est automatiquement accordé aux administrateurs afin de garantir qu'au moins une personne puisse consulter les documents électroniques reçus. Il nécessite d'avoir accès à tous les fournisseurs.
Niveau de visualisation des fournisseurs
Pour paramétrer l'accès aux fournisseurs :
"Tous" : le collaborateur accède à tous les fournisseurs et aux documents associés. Ce niveau est nécessaire pour accéder aux documents électroniques. Il est coché par défaut pour les administrateurs.
"Uniquement les siens" : le collaborateur visualise uniquement ses propres fournisseurs et les documents qui leur sont liés.
"Aucun" : le collaborateur n'a aucun accès aux fournisseurs ni aux documents liés.
Droits liés aux bons de commande fournisseurs
Pour autoriser la consultation des bons de commande fournisseurs, attribuez un "Niveau de visualisation des bons de commande fournisseurs" différent de "Aucun".
Selon les besoins, cochez ensuite les droits souhaités :
"Créer"
"Modifier"
"Supprimer"
Attention : Si le niveau de visualisation est réglé sur "Aucun", ces droits restent désactivés.
Droits liés aux bons de livraison fournisseurs
Pour autoriser la consultation des bons de livraison fournisseurs, attribuez un "Niveau de visualisation des bons de livraison fournisseurs" différent de "Aucun".
Selon les besoins, cochez ensuite les droits souhaités :
"Créer"
"Modifier"
"Supprimer"
Accès au détail des lignes de documents
Cochez "Accès au détail des lignes de documents" pour permettre au collaborateur d'accéder au détail des lignes présentes dans les documents d'achats.
Consultation des marges
Cochez "Gérer les marges" pour permettre au collaborateur d'accéder aux informations de rentabilité et de pilotage des marges.