Entreprises concernées
Cet article s'adresse aux entreprises suivantes :
Les entreprises participant au pilote de la facturation Ă©lectronique Sellsy
Les grandes entreprises ayant l'obligation d'Ă©mettre des factures Ă©lectroniques Ă partir de septembre 2026
Les autres entreprises assujetties françaises seront concernées à partir de septembre 2027.
RÎle du répertoire clients dans la facturation électronique
Votre rĂ©pertoire clients (CRM) dans Sellsy est la source de vĂ©ritĂ© fiscale de toutes vos factures. Dans le cadre de la facturation Ă©lectronique, chaque facture doit embarquer des donnĂ©es prĂ©cises sur l'acheteur pour ĂȘtre validĂ©e par la plateforme agrĂ©Ă©e, lâEtat français et pour ĂȘtre routĂ©e Ă votre client Ă©lectroniquement.
Une facture Ă©letronique (e-invoicing) avec des donnĂ©es manquantes ou incorrectes sera automatiquement rejetĂ©e par la plateforme de lâEtat. Pour Ă©viter cela, Sellsy vĂ©rifie pour vous la complĂ©tude des fiches clients et vous alerte avant la finalisation.
Données vérifiées lors de la création d'une facture
DĂšs que vous crĂ©ez une facture ou un avoir, Sellsy analyse automatiquement les donnĂ©es du client sĂ©lectionnĂ©. Si des informations obligatoires sont absentes, un encadrĂ© d'alerte jaune apparaĂźt dans l'en-tĂȘte du document.
Pour une société française :
Nom Société
Adresse complĂšte (ligne 1, code postal, ville, pays)
SIREN (9 chiffres) â obligatoire
NumĂ©ro de TVA (format : FR + 11 caractĂšres) â si la sociĂ©tĂ© est assujettie
SIRET (14 chiffres) â obligatoire
Adresse de routage â recherchĂ©e automatiquement dans l'annuaire de la facturation Ă©lectronique
Pour une société européenne (hors France) :
Nom Société
Adresse complĂšte
Numéro de TVA intracommunautaire
Pour une société hors Europe ou un particulier :
Nom société ou nom du particulier
Adresse complĂšte
Complétion des données manquantes en cours de rédaction
Consultez l'article suivant : Compléter les données clients pour la facturation électronique
Bon à savoir : Seuls les utilisateurs disposant du droit "Modifier le client" peuvent mettre à jour les données directement depuis la facture. Sans ce droit, enregistrez la facture en Brouillon et contactez votre administrateur.
Finalisation de la facture
Lorsque vous cliquez sur "Finaliser", Sellsy vérifie une derniÚre fois que toutes les données obligatoires sont présentes.
Si des donnĂ©es sont manquantes : une fenĂȘtre s'ouvre pour vous permettre de les complĂ©ter avant de finaliser. Le bouton "Valider et finaliser" reste inactif tant que les champs obligatoires ne sont pas remplis.
Si toutes les donnĂ©es sont prĂ©sentes : Sellsy vĂ©rifie Ă©galement si votre client dispose d'une adresse de routage active dans l'annuaire de la facturation Ă©lectronique, et l'affiche dans la fenĂȘtre de finalisation.
Les informations saisies lors de cette Ă©tape mettent Ă jour la fiche client dans votre CRM. Vous n'aurez pas Ă effectuer cette dĂ©marche deux fois pour le mĂȘme client.
Bon Ă savoir : Consultez la vidĂ©o explicative qui vous guide pas Ă pas dans la finalisation dâune facture Ă©lectronique :
â
Adresse de routage Ă la finalisation
L'adresse de routage est l'identifiant qui permet Ă la plateforme agrĂ©Ă©e et Ă la plateforme de l'Ătat de dĂ©poser votre facture Ă©lectronique directement dans le systĂšme de votre client. Sellsy la recherche automatiquement Ă partir du SIREN ou du SIRET de votre client.
Trois situations peuvent se présenter :
Situation | Ce qui s'affiche dans Sellsy |
Une adresse de routage active est trouvĂ©e | L'adresse s'affiche automatiquement. La facture Ă©lectronique peut ĂȘtre Ă©mise, passe par la plateforme dâĂ©tat et arrive automatiquement sur la plateforme de votre client. |
Plusieurs adresses actives existent | La premiÚre est pré-remplie. Vous pouvez en choisir une autre si nécessaire en fonction de la recommandation de votre client. |
Aucune adresse active trouvĂ©e | Un message vous indique que le client ne peut pas encore recevoir de factures Ă©lectroniques. La facture peut ĂȘtre envoyĂ©e par Sellsy Ă la plateforme dâEtat et votre obligation lĂ©gale dâemettre une facture Ă©lectronqiue est respectĂ©e. Elle ne sera cependant pas transmise Ă votre client automatiquement car son identifiant manque. Vous devrez en plus, envoyer un duplicata facture par e-mail Ă votre client pour ĂȘtre payĂ©. |
Bon à savoir : L'absence d'adresse de routage n'est pas bloquante. Vous pouvez finaliser votre facture et l'envoyer par e-mail à votre client en attendant qu'il soit référencé dans l'annuaire.
DĂ©termination automatique du format de transmission
Sellsy détermine automatiquement le format de transmission à utiliser pour chaque facture selon le profil de votre client. Deux formats coexistent dans la réforme :
L'e-invoicing (facturation électronique directe) : s'applique aux transactions B2B françaises entre entreprises assujetties à la TVA. La facture transite de plateforme agréée à plateforme agréée, sans intervention manuelle.
L'e-reporting (transmission des données fiscales) : s'applique aux transactions avec des particuliers (B2C) ou des entreprises étrangÚres (B2B international). Les données de facturation sont transmises automatiquement à l'administration fiscale.
Pour déterminer le bon format, Sellsy a besoin des informations suivantes dans votre CRM :
Le type de client : société ou particulier
Le pays de l'adresse de facturation
Pour les sociétés françaises : le SIREN et le numéro de TVA, qui permettent de confirmer que le client est assujetti et doit recevoir une facture en e-invoicing
Si ces données sont absentes ou incorrectes, Sellsy ne peut pas déterminer automatiquement le bon canal de transmission. C'est pourquoi leur présence est indispensable pour finaliser une facture ou un avoir.
RĂ©capitulatif des changements
Voici ce qui change dans Sellsy avec la mise en place de la facturation Ă©lectronique :
Avant | Maintenant |
Aucune alerte sur les données client manquantes | Encadré jaune dÚs la rédaction si des données sont manquantes |
Finalisation possible mĂȘme avec des donnĂ©es incomplĂštes | DonnĂ©es obligatoires requises pour finaliser |
Pas de vérification de l'adresse de routage | Recherche automatique dans l'annuaire de la facturation électronique à la finalisation |
Possible de laisser le âNom SociĂ©tĂ©â vide dans lâentĂȘte de la facture / lâavoir | Le champ âNom SociĂ©tĂ©â ne peut plus ĂȘtre vide |
Finalisation en masse disponible depuis la liste des brouillons | Cette action est désactivée pour les utilisateurs soumis à la facturation électronique pour le moment |
Bon à savoir : La finalisation en masse est temporairement désactivée car chaque facture doit faire l'objet d'une vérification individuelle des données client et d'une définition de son format (e-invoicing ou e-reporting) avant finalisation.
Cas d'usage fréquents
Finalisation sans adresse de routage du client
L'absence d'adresse de routage n'est pas bloquante. Sellsy vous en informe et vous pouvez envoyer votre facture par e-mail en attendant que votre client soit enregistrĂ© dans l'annuaire. LĂ©galement, vous devez tout de mĂȘme Ă©mettre une facture Ă©lectronique mĂȘme si votre client français assujetti n'est pas encore Ă©quipĂ© d'une plateforme agrĂ©Ă©e.
Mise à jour des données depuis la facture et impact sur le CRM
Les informations saisies dans la fenĂȘtre de complĂ©tion sont enregistrĂ©es sur la fiche client. Elles bĂ©nĂ©ficieront Ă toutes vos prochaines factures pour ce client.
Annuaire de la facturation Ă©lectronique temporairement indisponible
Sellsy affiche un message "VĂ©rification temporairement indisponible". Cela ne bloque pas la finalisation de votre facture.
DĂ©sactivation de la finalisation en masse
Pour les utilisateurs soumis à la facturation électronique, chaque facture doit faire l'objet d'une vérification individuelle des données client avant finalisation. La finalisation en masse ne permet pas ce contrÎle pour le moment.