Compléter les données clients pour la facturation électronique

Rôle du répertoire clients dans la facturation

Votre répertoire clients (CRM) dans Sellsy est la source de référence utilisée pour générer toutes vos factures et avoirs.

Lors de la création d'une facture, Sellsy reprend automatiquement les informations de la fiche client : adresse de facturation, raison sociale, numéro de SIREN, numéro de TVA, etc. Si ces informations sont absentes ou incorrectes dans le CRM, la facture générée sera elle aussi incomplète.

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, qui concerne la grande majorité des entreprises françaises à partir de septembre 2027, ces données deviendront obligatoires pour émettre des factures valides. Sellsy vous aide dès aujourd'hui à anticiper et à maintenir un répertoire à jour.

Bon à savoir : À partir de septembre 2027, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures B2B en format électronique. Des données clients complètes seront indispensables pour que vos factures soient acceptées.

Alerte sur les données manquantes lors de la facturation

Lorsque vous rédigez une facture ou un avoir, Sellsy analyse automatiquement les informations du client sélectionné. Si des données obligatoires sont manquantes, un encadré d'alerte jaune s'affiche dans l'en-tête de votre document.

Cet encadré vous indique :

que des données sont manquantes ou incomplètes ;
qu'un bouton « Compléter tout de suite » est disponible pour y remédier immédiatement.

Cet encadré n'est pas bloquant : vous pouvez enregistrer votre facture en brouillon ou la finaliser et continuer à travailler.

Attention : À partir de septembre 2027, la complétion des données obligatoires sera requise pour finaliser une facture. L'encadré deviendra bloquant en cas de données manquantes.

Données vérifiées selon le type de client

Société française (France, Martinique, Réunion, Guadeloupe)

Nom de la société
Adresse complète (ligne 1, code postal, ville, pays)
SIREN (9 chiffres)
Numéro de TVA (optionnel, format : FR + 11 caractères)
SIRET (14 chiffres)

Société européenne (hors France)

Nom de la société
Adresse complète
Numéro de TVA intracommunautaire

Société hors Europe

Nom de la société
Adresse complète

Particulier

Nom du particulier
Adresse complète

Complétion des données manquantes depuis une facture

Lorsque l'alerte s'affiche dans votre facture, cliquez sur « Compléter tout de suite ». Une fenêtre s'ouvre avec deux options :

Recherche dans l'annuaire des sociétés : pour les sociétés françaises, recherchez l'entreprise par son nom, son SIREN ou son SIRET. Sellsy récupère automatiquement l'adresse et les données légales à partir de la base INSEE.
Saisie manuelle : saisissez les informations directement si vous les connaissez.

Bon à savoir : Une fois les informations enregistrées, elles mettent à jour la fiche client dans votre CRM. Vous n'aurez pas à effectuer cette démarche deux fois pour le même client.

Nous vous recommandons d'utiliser l'annuaire des sociétés pour compléter les données de vos clients : il s'appuie sur une source fiable et limite les risques d'erreur. Cet annuaire intégrera prochainement les données de l'annuaire public de la Facturation Electronique.

Bon à savoir : Vous pouvez également compléter vos fiches clients directement depuis le CRM, via « Actions » > « Compléter via l'annuaire ».

Attention : Seuls les utilisateurs disposant du droit « Modifier le client » peuvent effectuer cette mise à jour. Si vous ne disposez pas de ce droit, contactez votre administrateur Sellsy.

Questions fréquentes

Pourquoi utiliser l'annuaire des sociétés plutôt que la saisie manuelle ?

L'annuaire des sociétés Sellsy se base sur les données SIRENE de l'État et constitue une source fiable pour compléter les données de vos sociétés françaises. Il intégrera prochainement les données de l'annuaire de la facturation électronique.

Un brouillon est-il conservé si les données ne sont pas complétées ?

Oui. Vous pouvez enregistrer et conserver votre brouillon. L'alerte est informative et ne bloque pas le travail en cours.

La mise à jour des données depuis une facture modifie-t-elle la fiche client ?

Oui. La mise à jour effectuée depuis la fenêtre de complétion est appliquée à la fiche client dans votre CRM. Elle sera prise en compte pour toutes vos prochaines factures concernant ce client.