Le module Google Sync propose deux fonctionnalités :
la synchronisation de vos agendas Google sur Sellsy,
le transfert de vos contacts Sellsy vers votre compte Google.
Le module fonctionne pour les versions gratuites ou payantes (Google Workspace).
Activer et connecter le module Google Sync
Pour activer le module, depuis un compte administrateur, rendez-vous dans Menu > Réglages > Module Sellsy puis cliquez sur "Ajouter des modules".
Recherchez le module Google Sync et cliquez sur “Activer”.
Une fois le module activé par un administrateur, chaque collaborateur pourra connecter son compte Google à Sellsy.
Pour cela, cliquez sur Menu > Réglages > Module Externe > Google Sync.
Attention : un même compte Google ne pourra pas être connecté par deux collaborateurs différents, chaque collaborateur devra connecter un compte unique.
Cliquez ensuite sur “Me connecter” pour connecter votre compte Google. Vous êtes dirigé vers la page d'authentification Google.
Cliquez sur “J’accepte” et choisissez le compte Google que vous souhaitez synchroniser.
Une fois connecté, vous devez cocher l’option “Utiliser Google Agenda sur Sellsy” et choisir votre agenda par défaut.
Si vous le souhaitez, cochez également l'option "Synchroniser les contacts". Vous pouvez choisir le groupe dans lequel vous souhaitez synchroniser vos contacts.
Ce groupe sera alimenté depuis votre compte Sellsy à l'activation du module. En cas d'ajouts ou modifications sur vos contacts, la mise à jour sera faite automatiquement.
Bon à savoir : Si vous observez des problèmes avec la synchronisation Google, nous vous conseillons de réinitialiser le module. Pour ce faire, rendez-vous dans Menu > Réglages > Module Externe > Google Sync et cliquez sur "Réinitialiser le module".
Fonctionnement de la synchronisation des agendas
La synchronisation des agendas Google dans Sellsy apporte les fonctionnalités suivantes :
L’ensemble de vos agendas Google et ceux de vos collaborateurs sont directement visibles depuis l’interface Agenda de Sellsy.
Vous pouvez piloter l’ensemble des options d’événement Google Agenda depuis l’interface Sellsy (notification, invitation collaborateur et contact externe).
Lors de votre premier accès à l’agenda Sellsy, nous vous proposons d’importer vos événements passés (jusqu’à 1 an avant l'activation du module) et futurs créés depuis Sellsy vers l’agenda Google de votre choix. Ainsi, vous ne perdez aucun événement.
Bon à savoir : si vous activez la synchronisation de votre agenda Google sur Sellsy, alors vous ne pourrez plus voir les évènements présents sur les agendas des collaborateurs qui n’utilisent pas le module Google Sync.
Nous vous invitons à activer le module pour l’ensemble de vos collaborateurs en même temps.
Import de l’historique des événements de votre agenda Sellsy
Afin de garder l’ensemble des événements déjà saisis dans vos agendas Sellsy, nous proposons une fonctionnalité d’import automatique. Cette option est présente lors du premier accès à l’agenda suite à l’activation du module Google Sync et à la connexion de votre compte Google.
Le message "Vous utilisez maintenant une nouvelle version du module Google Sync" s’affichera. Cliquez sur “Continuer” pour récupérer la liste des agendas de votre compte Google Agenda.
Une fois la liste des agendas récupérée, vous pourrez choisir l’agenda Google sur lequel vous souhaitez importer l’historique des événements déjà saisis sur Sellsy puis cliquer sur "Démarrer l'import".
Bon à savoir : par défaut, nous importons uniquement les événements futurs. Si vous souhaitez importer les événements historiques, nous vous invitons à cocher l’option "Je souhaite récupérer l’ensemble du contenu de mon agenda Sellsy depuis un an".
Utilisation collaborative de vos agendas Google
Si vous souhaitez accéder aux agendas Google de vos collaborateurs sur Sellsy, vous devez vérifier deux points :
Votre collaborateur doit connecter son compte Google sur le module Google Sync, activer l'option "Utiliser Google Agenda sur Sellsy" et choisir un agenda par défaut.
Pour que l’agenda de votre collaborateur soit disponible dans le filtre "Agenda" du module Agenda sur Sellsy, vous devez ajouter l’agenda de votre collaborateur dans la liste des agendas sur l’interface Google Agenda. L’agenda de votre collaborateur doit être ajouté dans la rubrique “Autres agendas“ (cliquez sur "Ajouter l'agenda d'un collègue") ainsi il pourra être récupéré dans Sellsy.
Bon à savoir : Si vous ajoutez un nouvel agenda d'un collaborateur sur Google Agenda, vous devez vous rendre ensuite sur Sellsy dans les préférences du module Google Sync et cliquer sur “Mettre à jour mes calendriers” pour récupérer le nouvel agenda.
Gestion des invitations des événements
Le module Google Sync vous permet d’utiliser la gestion des invitations de Google Agenda.
Depuis la fenêtre de création d’un événement, il est possible de définir l’agenda Google sur lequel vous souhaitez créer votre événement.
Vous pouvez également définir :
la confidentialité de votre événement : public / privé
activer la notification par email de vos participants : l’invitation Google agenda sera envoyée automatiquement aux participants
vous pouvez ajouter des collaborateurs de votre équipe utilisant également Sellsy
vous pouvez ajouter également des contacts présents dans votre base Sellsy ou des contacts externes, il vous suffit de saisir une adresse email
Depuis le détail de votre événement, vous pouvez gérer votre participation à l’événement mais également voir si les autres participants ont accepté ou non l’invitation.
Fonctionnement de la synchronisation des contacts
La synchronisation des contacts est uniquement descendante : les contacts sont copiés de Sellsy vers Google.
Le périmètre du module est de vous donner accès à vos contacts Sellsy dans votre compte Google. Il ne s'agit pas d'une synchronisation bidirectionnelle.
Si vous faites des modifications dans Google, elles ne seront pas remontées dans Sellsy. Il en va de même pour les contacts que vous créez dans Google.
Bon à savoir : la synchronisation ascendante sera prochainement disponible avec Sellsy CRM sur Google Workspace