Les fichiers exportés depuis Sellsy marketing sont au format texte (.txt), vous pouvez toutefois les ouvrir et les enregistrer sous Excel ou OpenOffice.
Lorsque vous cliquez sur le nom d'un fichier d'export ou de recherche, vous accédez à un dossier contenant des fichiers texte ayant pour nom all.txt et éventuellement part_number.txt.
Les fichiers all.txt regroupent l'ensemble des contacts de la base. Si vous avez plus de 65 000 contacts dans votre base, le fichier all.txt ne pourra pas être ouvert par certains tableurs. Dans ce cas, des fichiers part_number.txt sont également disponibles afin de segmenter le fichier par tranche de 65 000 contacts et vous permettre d'ouvrir les différents segments de votre fichier dans votre tableur.
Pour vous permettre d'exploiter vos fichiers exportés au format texte, cet article aborde les points suivants :
Ouvrir un fichier .txt sous Excel ou OpenOffice
Enregistrer un fichier .txt au format CSV depuis Excel ou OpenOffice
Interpréter les valeurs d'un fichier .txt
Ouvrir un fichier .txt sous Excel ou OpenOffice
Lors de l'ouverture des fichiers .txt avec un éditeur texte (par exemple : Bloc-notes), l'affichage des informations peut être décalé en fonction de la longueur des informations sur chaque ligne.
Pour vous permettre de lire ou modifier plus facilement votre fichier, vous pouvez ouvrir celui-ci sous un tableur qui pourra agencer ces informations en fonction de chaque champ. Vous pouvez notamment utiliser les tableurs Excel ou OpenOffice.org Calc.
Ouvrir un fichier .txt depuis Excel (version 2010)
Option 1 : Copier/coller les données du fichier .txt dans Excel
Dans Sellsy Marketing, cliquez sur le nom de votre export ou recherche,
Dans le gestionnaire d'ouverture, dans Ouvrir avec, indiquez un éditeur Texte du Type Bloc-notes, puis cliquez sur OK,
Ouvrez le fichier .txt,
Sélectionnez toutes les informations en faisant Ctrl + A sous PC ou Pomme + A sous Mac,
Copiez la sélection en faisant Ctrl + C sous PC ou Pomme + C sous Mac,
Ouvrez Excel et collez les données en faisant Ctrl + V sous PC ou Pomme + Vsous Mac, enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Option 2 : Ouvrir un fichier .txt avec Excel
Dans Sellsy Marketing, cliquez sur le nom de votre export ou recherche,
Dans le gestionnaire d'ouverture, dans Ouvrir avec, indiquez un éditeur Texte du Type Bloc-notes, puis cliquez sur OK,
Ouvrez le fichier .txt et enregistrez-le sur votre ordinateur,
Dans Excel, cliquez sur Fichier > Ouvrir,
Pour le type de fichier, indiquez Tous les fichiers,
Sélectionnez le fichier .txt sur votre ordinateur,
Cliquez sur Ouvrir : la fenêtre Assistant Importation de Texte s'ouvre,
En étape 1; cliquez sur l'onglet Suivant,
En étape 2 de l'assistant, vérifiez que seul l'onglet Tabulation est coché, puis cliquez sur Suivant,
En étape 3 de l'assistant, cliquez sur Terminer : Excel ouvre le fichier .txt,
Enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Option 3 : Modifier l'extension du fichier .txt
Dans Sellsy Marketing, cliquez sur le nom de votre export ou recherche,
Dans le gestionnaire d'ouverture, dans Ouvrir avec, indiquez un éditeur Texte du Type Bloc-notes, puis cliquez sur OK,
Ouvrez le fichier .txt et enregistrez-le sur votre ordinateur,
Modifiez l'extention .txt par .csv,
Ouvrez le fichier avec Excel : toutes les données sont regroupées dans la colonne A,
Pour les séparer, sélectionnez la colonne A,
Cliquez sur Données > Convertir : la fenêtre Assistant Importation de Texte s'ouvre,
En étape 1; cliquez sur l'onglet Suivant,
En étape 2 de l'assistant, vérifiez que seul l'onglet Tabulation est coché, puis cliquez sur Suivant,
En étape 3 de l'assistant, cliquez sur Terminer : Excel ouvre le fichier .txt,
Enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Ouvrir un fichier .txt depuis OpenOffice.org Calc (version 3.3)
Option 1 : Copier/coller les données du fichier .txt dans OpenOffice.org Calc
Dans Sellsy Marketing, cliquez sur le nom de votre export ou recherche,
Dans le gestionnaire d'ouverture, dans Ouvrir avec, indiquez un éditeur Texte du Type Bloc-notes, puis cliquez sur OK,
Ouvrez le fichier .txt,
Sélectionnez toutes les informations en faisant Ctrl + A sous PC ou Pomme + A sous Mac,
Copiez la sélection en faisant Ctrl + C sous PC ou Pomme + C sous Mac,
Ouvrez Excel et collez les données en faisant Ctrl + V sous PC ou Pomme + Vsous Mac, enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Dans Jeu de caractères, sélectionnez l'encodage Unicode (UTF-8),
Dans Séparé par, cochez Tabulation,
Cliquez sur OK : le fichier s'ouvre dans OpenOffice.org Calc,
Enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Option 2 : Ouvrir le fichier .txt avec OpenOffice.org Calc
Dans Sellsy Marketing, cliquez sur le nom de votre export ou recherche,
Dans le gestionnaire d'ouverture, dans Ouvrir avec, indiquez un éditeur Texte du Type Bloc-notes, puis cliquez sur OK,
Ouvrez le fichier .txt et enregistrez-le sur votre ordinateur,
Sur votre ordinateur, faites un clic droit sur le fichier .txt et sélectionnez Ouvrir avec > OpenOffice.org Calc : la fenêtre Import de texte s'ouvre,
Dans Jeu de caractères, sélectionnez l'encodage Unicode (UTF-8),
Dans Séparé par, cochez Tabulation,
Cliquez sur OK : le fichier s'ouvre dans OpenOffice.org Calc,
Enregistrez le fichier au format souhaité sur votre ordinateur.
Enregistrer un fichier .txt au format CSV depuis Excel ou OpenOffice
Afin de vous permettre d'importer vos fichiers .txt dans Sellsy Marketing, il convient de les convertir au format CSV à partir de votre tableur.
Voici les procédures à suivre sous les tableurs Excel et OpenOffice.org Calc.
Enregistrer un fichier .txt au format CSV sous Excel (version 2010)
Après avoir ouvert votre fichier .txt sous Excel :
Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,
Indiquez le nom de votre fichier dans la zone Nom de fichier,
Dans Type, indiquez le format CSV (séparateur : point-virgule) sous PC ou CSV (Windows) sous Mac.
Cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer un fichier .txt au format CSV sous OpenOffice.org Calc (version 3.3)
Après avoir ouvert votre fichier .txt dans OpenOffice.org Calc :
Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,
Nommez votre fichier, choisissez le format Texte CSV (.csv), puis cliquez sur Enregistrer,
Une fenêtre de dialogue s’affiche, cliquez sur Conserver le format actuel : votre fichier est enregistré au format CSV.
Interpréter les valeurs d'un fichier .txt
Dans les fichiers exportés, en plus des champs contacts standards (nom, prénom, adresse email, etc.), d'autres informations peuvent également être référencées. Voici des informations sur ces champs qui vous permettront d'interpréter plus facilement les informations obtenues.
Champ Opt-In Email
La colonne Opt-In Email indique l'état de l'abonnement du contact concernant vos opérations Emailings et peut être renseignée par l'une des valeurs suivantes :
Oui : L'adresse email est abonné à votre liste de diffusion : le contact est destinataire de tous les envois Emailings pour lesquels il est sélectionné.
Non : L'adresse email est désabonné de votre liste de diffusion : le contact est écarté de tous les envois Emailings, même en cas de sélection.
En liste repoussoir du compte : L'adresse email est référencée dans la liste repoussoir de vos opérations Emailings. Le contact est écarté de tous les envois Emailings, même en cas de sélection.
En Liste Orange globale : L'adresse email est désabonné des envois de l'ensemble des clients Sendethic : le contact est écarté de tous les envois Emailings, même en cas de sélection.
Champ Opt-In Email (Partenaires)
La colonne Opt-In Email (Partenaires) indique si le contact accepte de recevoir les Emailings de vos éventuels partenaires et peut être renseignée par l'une des valeurs suivantes :
Oui : Le contact accepte de recevoir les informations de vos partenaires sur son adresse email.
Non : Le contact refuse de recevoir les informations de vos partenaires sur son adresse email.
Champ Statut Email
La colonne Statut Email permet de déterminer la validité d'une adresse Email et peut être renseignée par l'une des valeurs suivantes :
Inconnu : L'adresse email a été importée mais aucune notification ne permet de déterminer si celle-ci est valide ou non. L'adresse Email peut être sélectionnée pour de nouveaux envois Emailings.
Valide : L'adresse Email du contact est valide et peut être sélectionnée pour l'envoi d'opérations Emailings.
Absent : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que le destinataire est absent (Out Of Office). L'adresse Email peut être sélectionnée pour de nouveaux envois Emailings.
Rejeté : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que l'emailing n'avait pu être délivré (messagerie pleine). L'adresse Email peut être sélectionnée pour de nouveaux envois Emailings.
Soft : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que l'emailing n'avait pu être délivré (serveur de réception du destinataire temporairement indisponible, filtres anti-spam personnalisés). L'adresse Email peut être sélectionnée pour de nouveaux envois Emailings.
Mauvais alias : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que l'alias de l'adresse emailing (texte avant le @) est incorrect. L'adresse email est écartée de tous les envois Emailings, même en cas de sélection (hard bounce).
Mauvais domaine : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que le nom de domaine de l'adresse emailing (texte après le @) est incorrect. L'adresse email est écartée de tous les envois Emailings, même en cas de sélection (hard bounce).
Mauvaise syntaxe : Le serveur de réception de l'adresse email a émis une notification indiquant que l'adresse emailing saisie est incorrecte (hard bounce). L'adresse email est écartée de tous les envois Emailings, même en cas de sélection.
Champ Opt-In SMS
La colonne Opt-In SMS indique l'état de l'abonnement du contact pour l'envoi d'opérations SMS et peut être renseignée par l'une des valeurs suivantes :
Oui : Le numéro SMS est abonné et est destinataire de tous les envois SMS pour lesquels il est sélectionné.
Non : Le destinataire a répondu à l'un de vos SMS pour lequel il a été destinataire en indiquant la mention STOP. Le numéro SMS sera écarté de l'envoi des prochaines opérations SMS pour lesquelles il serait sélectionné.
Champ Statut Mobile
La colonne Statut Mobile permet de déterminer la validité d'un numéro SMS et peut être renseignée par l'une des valeurs suivantes :
Inconnu : Le contact a été destinataire d'une opération SMS mais aucune notification ne permet de déterminer si son numéro SMS est valide ou non. Le contact peut être sélectionné pour de nouveaux envois SMS.
Valide : Le numéro SMS du contact est valide et peut être sélectionné pour l'envoi d'opérations SMS.
Numéro en erreur : Une erreur de transmission est survenue, par exemple lors de l’envoi du message de l’opérateur vers le mobile ou encore lors de l’envoi de l’accusé de réception du mobile vers l’opérateur.
Mauvais numéro : Le numéro SMS du contact n'existe pas ou a été mal saisi : il sera écarté des prochains envois SMS, même en cas de sélection.
Mauvais format: Le format du numéro SMS du contact est invalide : il sera écarté des prochains envois SMS, même en cas de sélection.