Le module Office 365 / Outlook Sync propose deux fonctionnalités :
la synchronisation de vos agendas Office 365 ou Outlook sur Sellsy,
le transfert de vos contacts Sellsy vers votre compte Office 365 / Outlook.
Le module fonctionne pour les comptes Office 365, Outlook (en ligne).
Les comptes sur Exchange ne sont pas compatibles.
Activer et connecter le module Office 365 / Outlook Sync
Pour activer le module, depuis un compte administrateur, rendez-vous dans Menu > Réglages > Module Sellsy puis cliquez sur "Ajouter des modules".
Recherchez le module Office 365 / Outlook Sync et cliquez sur “Activer”.
Une fois le module activé par un administrateur, chaque collaborateur pourra connecter son compte Office 365 / Outlook à Sellsy.
Pour cela, cliquez sur Menu > Réglages > Module Externe > Office 365 / Outlook Sync.
Attention : un même compte Office 365 / Outlook ne pourra pas être connecté par deux collaborateurs différents, chaque collaborateur devra connecter un compte unique.
Cliquez ensuite sur "Me connecter" pour connecter votre compte Office 365 / Outlook. Vous êtes dirigé vers la page d'authentification Microsoft.
Si vous avez déjà connecté votre compte Microsoft alors il sera proposé dans la liste de vos comptes.
Une fois connecté, vous devez cocher l’option “Utiliser Office 365 / Outlook Agenda sur Sellsy” et choisir votre agenda par défaut.
Si vous le souhaitez, cochez également l'option "Synchroniser les contacts". Vous pouvez choisir le groupe dans lequel vous souhaitez synchroniser vos contacts.
Ce groupe sera alimenté depuis votre compte Sellsy à l'activation du module. En cas d'ajouts ou modifications sur vos contacts, la mise à jour sera faite automatiquement.
Bon à savoir : Si vous observez des problèmes avec la synchronisation Office 365 / Outlook, nous vous conseillons de réinitialiser le module. Pour ce faire, rendez-vous dans Menu > Réglages > Module Externe > Office 365 / Outlook Sync et cliquez sur "Réinitialiser le module".
Fonctionnement de la synchronisation des agendas
La synchronisation des agendas Office 365 / Outlook dans Sellsy apporte les fonctionnalités suivantes :
L’ensemble de vos agendas Office 365 ou Outlook et ceux de vos collaborateurs sont directement visibles depuis l’interface Agenda de Sellsy.
Vous pouvez piloter l’ensemble des options d’événement Office 365 ou Outlook depuis l’interface Sellsy (notification, invitation collaborateur et contact externe).
Lors de votre premier accès à l’agenda Sellsy, nous vous proposons d’importer vos événements passés (jusqu'à 1 an avant l'activation du module) et futurs créés depuis Sellsy vers l’agenda Office 365 / Outlook de votre choix. Ainsi, vous ne perdez aucun événement.
Bon à savoir : si vous activez la synchronisation de votre agenda Office 365 / Outlook sur Sellsy, alors vous ne pourrez plus voir les évènements présents sur les agendas des collaborateurs qui n’utilisent pas le module Office 365 / Outlook Sync.
Nous vous invitons à activer le module pour l’ensemble de vos collaborateurs en même temps.
Import de l’historique des événements de votre agenda Sellsy
Afin de garder l’ensemble des événements déjà saisis dans vos agendas Sellsy, nous proposons une fonctionnalité d’import automatique. Cette option est présente lors du premier accès à l’agenda suite à l’activation du module Office 365 / Outlook et à la connexion de votre compte Microsoft.
Le message "Vous avez activé le module Office 365 / Outlook Sync" s'affichera. Cliquez sur “Continuer” pour récupérer la liste des agendas de votre compte Office 365 / Outlook.
Une fois la liste des agendas récupérée, vous pourrez choisir l’agenda Office 365 / Outlook sur lequel vous souhaitez importer l’historique des événements déjà saisis sur Sellsy puis cliquer sur "Démarrer l'import".
Bon à savoir : par défaut, nous importons uniquement les événements futurs. Si vous souhaitez importer les événements historiques, nous vous invitons à cocher l’option "Je souhaite récupérer l’ensemble du contenu de mon agenda Sellsy depuis un an".
Utilisation collaborative de vos agendas Office 365 / Outlook
Si vous souhaitez accéder aux agendas Office 365 ou Outlook de vos collaborateurs sur Sellsy, vous devez vérifier deux points :
Votre collaborateur doit connecter son compte Office 365 / Outlook sur le module Office 365 / Outlook Sync, activer l'option "Utiliser Office 365 / Outlook Agenda sur Sellsy" et choisir un agenda par défaut.
Votre collaborateur doit vous partager son agenda depuis l’interface Calendrier d’Office 365 ou Outlook.
Bon à savoir : Si un collaborateur vous partage un nouvel agenda sur Office 365 ou Outlook, vous devez vous rendre ensuite sur Sellsy dans les préférences du module Office 365 / Outlook Sync et cliquer sur “Mettre à jour mes calendriers” pour récupérer le nouvel agenda.
Fonctionnement de la synchronisation des contacts
La synchronisation des contacts est uniquement descendante : les contacts sont copiés de Sellsy vers Office 365 / Outlook.
Le périmètre du module est de vous donner accès à vos contacts Sellsy dans votre compte Office 365 / Outlook. Il ne s'agit pas d'une synchronisation bidirectionnelle.
Si vous faites des modifications dans Office 365, elles ne seront pas remontées dans Sellsy. Il en va de même pour les contacts que vous créez dans Office 365 / Outlook.
Les champs transmis sur Outlook sont les suivants :
DisplayName (concaténation nom + prénom)
GivenName : prénom
Surname : nom
MobilePhone1 : mobile
BusinessPhone1 : tel
EmailAddresses : email
Birthday : naissance
BusinessAddress : adresse principale (avec Street, City, State, CountryOrRegion, PostalCode)