Présentation du format FacturX
Le FacturX est le format standard de la facture électronique en France. Il s'agit d'un fichier PDF classique auquel est intégré un fichier XML structuré contenant l'ensemble des données de la facture dans un format lisible par les systÚmes informatiques.
Ce fichier XML permet à l'administration fiscale et aux Plateformes Agréées de lire, vérifier et traiter les données de la facture de façon automatisée, sans intervention manuelle. C'est ce fichier qui rend possible la transmission automatique entre plateformes.
Impact sur l'apparence de vos factures
L'adoption du format FacturX n'entraßne aucun changement visuel pour votre client : il reçoit toujours un PDF dont l'apparence est identique à celle de vos factures actuelles.
Bon Ă savoir : Seul le fichier XML intĂ©grĂ© change. Votre client voit le mĂȘme PDF habituel ; c'est en coulisse que les donnĂ©es sont transmises et traitĂ©es automatiquement.
Génération automatique dans Sellsy
Dans Sellsy, la génération du FacturX est entiÚrement automatique. Aucune manipulation supplémentaire n'est nécessaire. Lorsque vous finalisez une facture éligible, Sellsy produit le FacturX et l'envoie à l'administration fiscale.
Bon Ă savoir : Pour que le FacturX soit valide, certaines informations doivent obligatoirement ĂȘtre prĂ©sentes sur la facture : numĂ©ro de TVA, numĂ©ro SIREN, adresse complĂšte de l'Ă©metteur et du destinataire, unitĂ©s conformes, et taux de TVA valides. La checklist de mise en conformitĂ© disponible dans Sellsy vous aide Ă vĂ©rifier tous ces points avant de commencer.
La mention âDuplicataâ sur vos factures
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, lorsque vous émettez une facture en e-invoicing, celle-ci est transmise via la Plateforme Agrée, qui appose un cachet électronique certifié sur le document. C'est cette version cachetée qui constitue la facture originale légale.
Le PDF que vous visualisez, téléchargez ou envoyez depuis Sellsy est donc une copie de cet original. C'est pourquoi la mention "Duplicata" y est apposée automatiquement. Cela ne remet pas en cause la validité de votre facture ni son caractÚre payable.
Attention : Si votre facture est classée en e-invoicing mais que vous l'envoyez à votre client par un autre canal que la PDP (par email directement, par exemple), le PDF généré portera automatiquement la mention "Duplicata" en filigrane. C'est une obligation légale destinée à éviter toute confusion entre la facture officielle transmise à l'administration et la copie envoyée pour information.
Votre acheteur a l'obligation légale de disposer d'une plateforme de réception agréée via laquelle il reçoit directement la facture originale. C'est par ce canal que le paiement est déclenché. Si votre acheteur n'est pas encore raccordé à une plateforme de réception, vous pouvez exceptionnellement lui transmettre le duplicata pour lui permettre de procéder au paiement. Cette situation est toutefois temporaire : votre acheteur devra se mettre en conformité.
Récupération de la facture originale
En cas de contrÎle fiscal, vous pouvez récupérer la facture originale directement depuis Sellsy :
Ouvrez la facture concernée.
Cliquez sur "Télécharger la facture originale".
Le document certifié vous est envoyé par e-mail.
Attention : Ce document est strictement rĂ©servĂ© Ă votre archivage et aux contrĂŽles fiscaux. Il ne doit pas ĂȘtre transmis Ă votre acheteur.
Récupération des factures en cas de résiliation
En cas de résiliation de votre compte Sellsy, vous bénéficiez d'un accompagnement pour l'export de vos factures originales certifiées. Nous vous recommandons de contacter le support Sellsy pour organiser cette récupération avant la clÎture de votre compte.