Quand déclarer Sellsy comme PA d’émission
Déclarez Sellsy comme PA d’émission si vous utilisez Sellsy pour générer et envoyer vos factures de vente.
Dans ce cas, Sellsy assure :
l’émission de vos factures électroniques au format Factur-X ;
la transmission automatique de votre facture à la PA de votre client et des données fiscales à l’administration
Bon à savoir :
Si vous avez déjà signé un mandat d’émission, vous pouvez le remplacer par un mandat d’émission et de réception.
Dans ce cas, le nouveau mandat annule automatiquement le précédent.
En revanche, si vous disposez déjà d’un mandat d’émission et de réception actif, il n’est pas possible d’en créer un nouveau.
Quand déclarer Sellsy comme PA de réception
Déclarez Sellsy comme PA de réception si vous utilisez le module achats.
Vous utilisez Sellsy vous gérer tous vos achats
Choisissez cette configuration si vous souhaitez centraliser la réception de toutes vos factures et avoirs fournisseurs dans Sellsy. Toutes vos factures d’achat seront automatiquement transmises vers votre espace Sellsy.
Vous utilisez une autre plateforme en plus de Sellsy
Vous pouvez également déclarer plusieurs plateformes de réception, si vous traitez certains types de documents dans des outils différents.
Exemple :
vos factures fournisseurs sont gérées dans Sellsy ;
vos notes de frais sont gérées dans un autre outil (ex. Lucca)
Dans ce cas :
déclarez Sellsy comme l’une de vos PA de réception ;
déclarez également les autres plateformes utilisées ;
chaque solution disposera de sa propre adresse ou code de routage, garantissant que les documents sont transmis au bon endroit.
Contenu et utilité du mandat PA
Le mandat PA Sellsy est indispensable pour activer la gestion électronique de vos factures dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
Ce mandat autorise Sellsy à agir en votre nom afin de :
transmettre vos factures aux Plateformes Agréées de vos clients.
enregistrer votre adresse électronique dans l'annuaire national
utiliser le réseau Peppol lorsque cela est nécessaire pour acheminer vos factures,
transmettre vos données de facturation à l’administration fiscale, conformément aux exigences légales.
En signant ce mandat, vous nous permettez donc d’assurer la bonne circulation de vos factures électroniques.
Étapes pour compléter le mandat d’émission et de réception
Attention : Seuls les administrateurs de votre compte Sellsy peuvent compléter et signer le mandat. Les collaborateurs peuvent visualiser la première étape, mais ne pourront pas aller plus loin.
1. Dans votre interface Sellsy, cliquez sur « Facturation électronique » ou rendez-vous dans Menu > Réglages > Société > Déclaration PA, puis sélectionnez « Compléter le mandat ».
2. Choisissez l’option « J’émets des factures de vente et gère des factures d’achat », puis cliquez sur « Confirmer et compléter le mandat ».
3. Choisissez le représentant légal habilité à signer électroniquement le mandat, puis cliquez sur « Continuer » en bas à droite.
4. Sélectionnez votre mode de réception des factures d’achat et renseignez l’adresse associée, selon le scénario correspondant :
Option 1 – Mes factures d’achat doivent toutes arriver dans Sellsy
Choisissez cette option si vous souhaitez centraliser la réception de toutes vos factures dans Sellsy.
Dans ce cas, vous devez déclarer votre SIREN, qui est automatiquement généré par la plateforme. Cet identifiant garantit que toutes les factures adressées à votre entreprise seront automatiquement déposées dans votre module Achats Sellsy.
Option 2 – Mes factures d’achat arrivent dans différents outils (dont Sellsy)
Sélectionnez cette option si vous utilisez plusieurs solutions de gestion (par exemple un ERP, un portail fournisseur ou une autre plateforme).
Vous devrez alors déclarer une adresse électronique dans chacun des outils utilisés, pour que vos fournisseurs puissent vous adresser correctement leurs factures selon le canal utilisé.
Dans ce cas, vous devez renseigner le SIREN, fourni pour chaque outil connecté, ainsi que le code de routage de votre choix. Ce code assure le bon aiguillage des factures vers les bons systèmes.
5. Complétez les coordonnées du représentant légal. Celui-ci recevra un e-mail sécurisé pour consulter et signer le mandat.
Bon à savoir : Il est important ici de renseigner l'adresse email et le n° téléphone du représentant légal signataire du mandat, et non vos propres coordonnées. Il recevra un e-mail sécurisé lui permettant de vérifier son identité (via l’import d’une pièce d’identité) et de signer électroniquement le mandat.
6. Cliquez sur « Terminer » puis « Envoyer en signature ».
Une fois le mandat signé par le responsable légal, rendez-vous dans vos paramètres (Menu > Réglages > Société > Déclaration PA) et suivez les étapes de configuration restantes pour finaliser votre mise en conformité.