Facturation électronique, frais généraux et notes de frais

Tickets de restaurant, reçus de péage, factures au nom de l’entreprise ou dépenses réglées personnellement : beaucoup d’entreprises pensent que les notes de frais sont peu concernées par la réforme de la facturation électronique. En réalité, tout dépend du type de dépense et surtout du justificatif obtenu par le collaborateur.

Dans certains cas, le fonctionnement restera presque identique. Dans d’autres, la facture sera directement transmise à l’entreprise par l’intermédiaire de sa Plateforme Agréée. Voici les principaux cas à connaître.
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Il s’agit du cas le plus directement impacté par la réforme.

Un collaborateur effectue une dépense professionnelle et demande au fournisseur d’établir une facture au nom de son entreprise.

Lorsque l’opération entre dans le champ de la facturation électronique, le fournisseur émet cette facture par l’intermédiaire de sa Plateforme Agréée. Elle est ensuite automatiquement acheminée vers la plateforme choisie par l’entreprise cliente.

La facture n’a donc plus besoin d’être envoyée manuellement par e-mail ou transmise par le collaborateur sous la forme d’un simple PDF.

Le collaborateur doit néanmoins signaler la dépense à son entreprise, notamment lorsqu’il a avancé le paiement avec son compte personnel. L’entreprise peut ainsi organiser son remboursement et éviter de payer une seconde fois le fournisseur.

Ce circuit peut notamment concerner :

Lorsqu’un collaborateur réalise un achat et obtient uniquement un ticket de caisse, le fonctionnement ne change pas immédiatement.

Le collaborateur continue à :

Un ticket de caisse inférieur à 150 euros ne devient pas automatiquement une facture électronique.

Pour que la dépense entre dans le circuit de l’e-invoicing, le fournisseur doit établir une véritable facture au nom de l’entreprise.

Le fait d’utiliser une carte bancaire professionnelle ne suffit pas à transformer le ticket en facture électronique.
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Les péages, parkings et autres dépenses réalisées auprès d’un automate constituent un cas particulier.

Il n’est pas toujours possible, au moment du paiement, de communiquer l’ensemble des informations nécessaires à l’établissement d’une facture électronique au nom de l’entreprise.

Dans cette situation, le fonctionnement reste globalement identique, y compris pour les reçus supérieurs à 150 euros.

Le collaborateur conserve le ticket ou le reçu et le transmet selon le circuit habituel de gestion des notes de frais ou des dépenses effectuées avec une carte professionnelle.

Pour permettre la récupération de la TVA lorsqu’elle est autorisée, l’entreprise peut être amenée à compléter le justificatif avec certaines informations, comme :

La DGFiP distingue désormais trois situations selon le moment où le collaborateur précise qu’il déjeune dans un cadre professionnel.

Les règles existantes restent inchangées :

Le restaurateur considère le collaborateur comme un particulier. Il lui remet un ticket de caisse, que celui-ci peut joindre à sa note de frais pour demander son remboursement.

L’opération ne relève alors pas de la facturation électronique. Elle est déclarée par le restaurateur dans le cadre de l’e-reporting des transactions et des paiements.

Pour les frais de restauration inférieurs ou égaux à 150 € HT, la doctrine fiscale prévoit une tolérance permettant la récupération de la TVA si le justificatif comporte les informations nécessaires et si le client complète l’identification de son entreprise.

Au-delà de 150 € HT, le ticket seul n’est pas suffisant pour permettre la récupération de la TVA. Une facture complète doit être demandée.

Le collaborateur indique au restaurateur qu’il agit pour le compte de son entreprise et lui communique son adresse de facturation électronique, au minimum son SIREN ou son SIRET.

L’opération est alors considérée comme une transaction entre deux entreprises assujetties à la TVA. Le restaurateur doit émettre une facture électronique à destination de l’entreprise.

Cette facture est transmise par l’intermédiaire de la Plateforme Agréée choisie par l’entreprise et porte le statut « encaissé », puisque le repas a déjà été payé.

Si le collaborateur a avancé la dépense, l’entreprise devra ensuite le rembourser et veiller à ne pas comptabiliser deux fois la facture : une fois à partir de la facture électronique et une seconde fois à partir du justificatif joint à la note de frais.

Pour respecter le RGPD, le nom et le prénom du collaborateur n’ont pas vocation à être transmis dans la facture électronique. Un identifiant interne ou un matricule salarié peut être utilisé pour faciliter le rapprochement au sein de l’entreprise.

Le collaborateur ne précise pas immédiatement qu’il agit à titre professionnel. Le restaurateur traite donc initialement la transaction comme une vente à un particulier et la transmet dans son e-reporting.

L’entreprise peut néanmoins demander ultérieurement une facture électronique, notamment afin de justifier la récupération de la TVA.

Le restaurateur peut alors émettre cette facture par l’intermédiaire de sa Plateforme Agréée. Elle doit toutefois comporter la mention « TVA déjà collectée », afin d’éviter que la base hors taxes et la TVA soient comptabilisées une seconde fois par l’administration.

Pour éviter les régularisations et simplifier le traitement de la dépense, le collaborateur a intérêt à indiquer dès le paiement qu’il agit pour le compte de son entreprise et à demander une facture à son nom.

En pratique :
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