Lier un email à un objet (contact, société, opportunité, document)

Lier un email à un objet

Pour lier un email à un objet (une fiche contact, une fiche société, une fiche opportunité ou un document), rendez-vous dans le module Email qui est disponible dans la barre en haut de l'interface.

Cliquez ensuite sur les 3 points présents à droite de l'email que vous souhaitez lier puis sur "Ajouter une liaison".

Sur la page suivante, une barre de recherche vous permettra de retrouver facilement l'objet que vous souhaitez lier à votre email. Une fois identifié, cliquez sur l'objet pour le sélectionner puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour finaliser la liaison.

Lier plusieurs emails en masse

Il est également possible de lier des emails en masse. Pour ce faire, dans le module Email, sélectionnez les emails à lier en cochant la case présente à gauche de chaque email, puis cliquez sur le bouton "Ajouter une liaison".

Identifier les emails liés à des objets

De retour dans le module Email, vous pourrez rapidement identifier tous les emails qui sont liés à des objets. En effet, un logo en forme de losange est ajouté sur les emails liés, suivi d'un chiffre indiquant le nombre d'objets liés.

Pour modifier une liaison ou la supprimer, vous pouvez cliquer directement sur ce logo en forme de losange ou sur les 3 points présents à droite de l'email puis sur "Modifier la liaison".

Attention : il n'est pas possible de supprimer un email directement depuis Sellsy (action à faire depuis votre logiciel de messagerie). En revanche, en supprimant l'ensemble de ses liaisons, il ne sera plus visible par les autres collaborateurs.

Liaisons automatiques aux opportunités et documents

Sellsy crée automatiquement une liaison entre un email et une opportunité ou un document lorsque leur numéro respectif est détecté dans l'objet ou le contenu de l'email.

Fonctionnement :

Opportunités : Lorsqu'un numéro d'opportunité (ex. : "OPP-12345") apparaît dans l'objet ou le corps de l'email, l'email est automatiquement lié à cette opportunité.
Documents : Lorsqu'un numéro de document (ex. : "DEV-98765" pour un devis ou "FAC-98765" pour une facture) apparaît dans l'objet ou le corps de l'email, l'email est automatiquement lié à ce document.

Avantage : Vous n'avez pas besoin d'effectuer une liaison manuelle dans ces cas — l'email s'affichera directement sur la fiche concernée avec les autres liaisons, identifiable par le logo en forme de losange.

Exemples :

"Concernant OPP-12345, voici mon devis..." → L'email est automatiquement lié à l'opportunité OPP-12345
"Suite à votre demande, le devis DEV-98765 est en pièce jointe..." → L'email est automatiquement lié au devis DEV-98765
"Merci de payer la facture FAC-54321 avant le 30 septembre..." → L'email est automatiquement lié à la facture FAC-54321