Vous utilisez un autre outil que Sellsy pour gérer votre facturation ? Pas de problème, vous pouvez importer votre liste de factures directement dans votre module trésorerie pour projeter votre encours de facturation dans votre prévisionnel.
Dans un premier temps, il vous faudra faire un export depuis votre système de facturation.
Quel format de fichier puis-je importer ?
Nous acceptons les fichiers au format .csv, .xls et autres formats similaires.
Attention : votre fichier doit contenir une seule ligne par facture. Si vous avez besoin d’importer un détail de facture avec plusieurs taux de TVA ou plusieurs échéances, nous vous invitons à créer ses éléments directement dans Sellsy Trésorerie après avoir importé votre fichier (voici comment ajouter plusieurs échéances et comment ventiler une facture)
Quelles colonnes obligatoires mon fichier doit-il avoir pour être importé ?
Pour que votre fichier soit correctement importé, il doit obligatoirement contenir les colonnes suivantes :
- Nᵒ de facture
- Client / Fournisseur
- Montant TTC
- Montant HT
- Date d'émission
- Date d'échéance
Attention : vous ne pouvez pas importer 2 fois le même n° de facture. Si le n° de facture existe déjà dans Sellsy Trésorerie ou s’il est en doublon dans votre fichier, alors la ligne ne sera pas importée.
Comment importer une liste de factures ?
➡️Allez dans la section “Entrées attendues” ou “Sorties attendues”
➡️Cliquez sur le bouton “Ajouter des entrées attendues” ou “Ajouter des sorties attendues”
➡️Cliquez alors sur le bouton “Importer un fichier”
Attention : si vous êtes dans la section “Sorties attendues” alors en cliquant sur le bouton vous importez des factures fournisseurs. À l’inverse, si vous êtes dans la section “Entrées attendues” alors vous importez des factures clients.
➡️le logiciel d’import Flatfile s’ouvre
➡️glissez votre fichier à importer ou sélectionnez-le parmi vos documents
➡️ après l’import, définissez la ligne d’en-tête de votre fichier et cliquez sur “Continuer”
➡️ si votre fichier ne comporte aucune en-tête cliquez sur le texte au dessus du tableau
➡️ réalisez ensuite la correspondance entre les colonnes de votre fichier et les champs de Sellsy Trésorerie
➡️ cliquez simplement sur le sélecteur et choisissez le bon champs
➡️ cliquez sur le bouton “Continuer” lorsque vous avez terminé
Attention : vous devez obligatoirement mapper les 6 champs requis avant de pouvoir cliquer sur le bouton “Continuer”
➡️Chaque ligne de votre fichier est contrôlée par le logiciel
➡️en cas d’erreur dans le fichier, affichez les lignes contenant les erreurs à corriger en cliquant sur “Erreur”
➡️vous pouvez corriger les champs en erreur depuis le tableau récapitulatif qui s’affiche
➡️une fois que votre fichier est prêt, cliquez sur “Importer”
Remarque : si des erreurs persistent dans votre fichier alors elles ne seront pas importées mais toutes les autres lignes le seront.
➡️à la dernière étape, vérifiez le nombre de lignes qui seront effectivement importées
➡️si vous voyez que le nombre n’est pas cohérent, vous pouvez en voir les raisons en visualisant votre fichier et en scrutant les zones rouges en erreur
➡️modifiez alors votre fichier ou le mapping que vous avez effectué avant de l’importer à nouveau
Remarque : une fois importées, vous pouvez modifier la catégorie, la date de paiement attendu, le détail et les échéances de vos factures importées.
Vous avez fait une erreur dans votre fichier ? Découvrez comment supprimer une facture ou comment supprimer un import ainsi que toutes les factures qui le composent.